În practică, contabilii și specialiștii HR se confruntă frecvent cu situații în care un angajat își încetează activitatea după o perioadă lungă de pauză — concediu de maternitate sau concediu pentru îngrijirea copilului. În astfel de cazuri apare o întrebare firească: cum se calculează corect compensația pentru concediul nefolosit dacă în ultimele luni angajatul nu a avut venit.
Situația devine mai complexă atunci când este vorba despre companii IT și afaceri în care salariile sunt stabilite în valută străină, dar achitate în lei moldovenești. Erorile de calcul pot duce nu doar la pierderi financiare, ci și la riscuri în cadrul controalelor efectuate de Inspecția Muncii și autoritățile fiscale.
În acest articol analizăm nu teoria, ci un algoritm practic de calcul al compensației pentru concediul nefolosit în Republica Moldova:
- ce se face dacă în ultimele 3 luni nu a existat venit;
- care luni se includ în calcul;
- dacă influențează concediul de maternitate sau concediul pentru îngrijirea copilului;
- cum se ia în considerare salariul stabilit în valută;
- și când trebuie achitată compensația.
Materialul este util contabililor, antreprenorilor și specialiștilor HR care doresc să calculeze corect și fără riscuri, nu doar „formal, conform legii”.
În ce cazuri se achită compensația pentru concediul nefolosit
Compensația pentru concediul anual de odihnă nefolosit se achită la momentul încetării raporturilor de muncă, indiferent de motivul concedierii și de statutul actual al angajatului.
În practică, aceasta înseamnă că angajatorul este obligat să calculeze și să achite compensația dacă contractul individual de muncă încetează:
- din inițiativa angajatului (demisie);
- prin acordul părților;
- ca urmare a expirării termenului unui contract individual de muncă pe durată determinată;
- la concedierea după concediul de maternitate;
- la concedierea după concediul pentru îngrijirea copilului;
- în cazul unei absențe îndelungate a activității efective, dacă contractul nu a fost încetat formal.
Este important de înțeles că simplul fapt al aflării în concediu de maternitate sau concediu pentru îngrijirea copilului nu anulează dreptul la compensație. Aceste perioade influențează doar metoda de calcul a salariului mediu, nu și dreptul propriu-zis al angajatului.
O atenție deosebită trebuie acordată situațiilor în care, înainte de concediere:
- nu a fost calculat salariul;
- nu au existat zile efectiv lucrate;
- plățile au fost efectuate neregulat sau parțial.
În toate aceste cazuri, compensația pentru concediul nefolosit trebuie calculată și achitată obligatoriu, iar contabilul trebuie să stabilească corect perioada de calcul și salariul mediu zilnic.
Influențează lipsa venitului înainte de concediere dreptul la compensație
În practică există o concepție greșită conform căreia, dacă angajatul nu a primit salariu în ultimele luni înainte de concediere, compensația pentru concediul nefolosit nu se achită sau se calculează la un nivel minim. Aceasta este o abordare incorectă.
Lipsa venitului în ultimele 1–3 luni înainte de concediere poate avea cauze obiective:
- aflarea în concediu de maternitate;
- concediul pentru îngrijirea copilului;
- suspendarea temporară a activității;
- lipsa zilelor efectiv lucrate cu menținerea contractului individual de muncă.
În toate aceste situații, dreptul la compensație se păstrează integral. Legislația nu condiționează dreptul la compensație de existența venitului exact în perioada imediat anterioară concedierii.
Ce se modifică în realitate în lipsa venitului
În lipsa calculărilor în perioada standard de referință, se modifică abordarea privind determinarea salariului mediu:
- lunile fără venit nu se utilizează;
- în calcul se includ lunile anterioare în care angajatul a lucrat efectiv și a obținut venit;
- prioritate are venitul real, nu salariul formal indicat în contract.
Astfel, lipsa venitului nu reduce și nu anulează compensația, însă impune contabilului să aleagă corect perioada de calcul și să analizeze atent istoricul plăților.
Anume la această etapă apar cel mai des erori care duc la diminuarea compensației și la riscuri de litigii de muncă.
Salariul în dolari sau euro: ce este important de luat în considerare la calculul compensației
În companiile IT și în proiectele internaționale este frecvent întâlnită situația în care salariul este stabilit în contract în valută străină (cel mai des USD sau EUR), iar plata efectivă se realizează în lei moldovenești, conform cursului Băncii Naționale a Moldovei.
Este important de reținut: valuta contractului nu participă direct la calculul compensației pentru concediul nefolosit.
Ce se ia în calcul în practică
La determinarea salariului mediu, contabilul ia în considerare:
- sumele calculate și achitate în MDL;
- veniturile reale aferente perioadei de calcul;
- datele din evidența contabilă și statele de plată.
Chiar dacă în contract este stabilit un salariu în USD sau EUR, în calculul compensației se utilizează echivalentul în lei aplicat de angajator în luna respectivă.
De ce cursul valutar nu modifică metodologia
Cursul valutar influențează doar valoarea venitului calculat într-o anumită lună, însă:
- nu modifică formula de calcul a salariului mediu;
- nu justifică recalcularea lunilor anterioare la un alt curs;
- nu permite „ajustarea” compensației în funcție de cursul de la data concedierii.
O eroare frecventă este recalcularea compensației la cursul valutar din ultima zi lucrătoare sau din ziua concedierii. Această abordare nu corespunde practicii corecte de calcul și poate fi considerată eronată în cadrul unui control.
Cum se determină perioada de calcul dacă ultimele 3 luni nu a existat venit
Calculul standard al salariului mediu presupune utilizarea ultimelor 3 luni calendaristice anterioare evenimentului de plată. Totuși, în practică apar frecvent situații în care în această perioadă nu există venituri calculate.
Acest lucru este specific cazurilor de:
- concediu de maternitate;
- concediu pentru îngrijirea copilului;
- absență îndelungată a zilelor efectiv lucrate;
- suspendare temporară a activității cu menținerea contractului.
Principiul de bază în alegerea perioadei de calcul
Dacă în perioada standard de calcul nu există câștig, contabilul este obligat:
- să excludă lunile fără venit;
- să identifice ultimele luni cu zile lucrate efectiv și salariu calculat;
- să utilizeze aceste luni pentru calculul salariului mediu.
Elementul-cheie nu este apropierea calendaristică de data concedierii, ci existența unui venit real și a zilelor lucrate.
Cum se procedează în practică
Algoritmul de determinare a perioadei de calcul este următorul:
- Se verifică existența venitului în ultimele 3 luni calendaristice.
- Dacă venitul lipsește complet — se analizează lunile anterioare.
- În calcul se includ ultimele 3 luni din cele 12 precedente, în care:
- au existat zile lucrate efectiv;
- a fost calculat salariul.
- Lunile cu venit zero nu se includ în calcul.
Luna parțial lucrată
Dacă într-o anumită lună angajatul:
- a lucrat doar o parte din lună;
- a intrat în concediu de maternitate nu din prima zi;
- a avut doar câteva zile lucrate efectiv,
o astfel de lună poate fi inclusă în calcul, cu condiția ca:
- să existe calculări salariale;
- să fie confirmate zilele lucrate.
Acest aspect este deosebit de important pentru companiile IT, unde concedierea după concediul de maternitate are loc adesea la mult timp după ultima zi lucrată efectiv.
Algoritm pas cu pas de calcul al compensației pentru concediul nefolosit
Pentru a evita erori și eventuale pretenții din partea angajatului sau a organelor de control, este important ca contabilul să respecte un algoritm unic de calcul, indiferent de specificul companiei sau de funcția angajatului.
Pasul 1. Determinarea numărului de zile de concediu neutilizate
În primul rând se stabilește:
- câte zile de concediu anual plătit angajatul nu a utilizat până la data concedierii;
- pentru ce ani de muncă s-a format acest drept.
Numărul de zile se determină în baza:
- documentelor de personal;
- ordinelor privind acordarea concediilor;
- evidenței zilelor de concediu efectiv utilizate.
Pasul 2. Stabilirea perioadei corecte de calcul
Ulterior, contabilul determină perioada de calcul:
- în mod standard — ultimele 3 luni calendaristice înainte de concediere;
- în lipsa venitului — ultimele luni cu zile lucrate efectiv și venituri calculate.
Lunile fără venit sunt excluse din calcul.
Pasul 3. Determinarea sumei veniturilor din perioada de calcul
În calcul se includ:
- sumele salariale calculate în MDL;
- plățile incluse în fondul de salarizare.
Nu se includ:
- indemnizațiile sociale;
- plățile care nu fac parte din remunerarea muncii.
Pasul 4. Determinarea numărului de zile pentru calcul
Pentru un calcul corect al salariului mediu este necesar:
- să se determine numărul de zile efectiv lucrate;
- să se țină cont de graficul de muncă al angajatului;
- să se excludă zilele de sărbătoare nelucrătoare din numărul de zile calendaristice.
Pasul 5. Calcularea salariului mediu zilnic
Salariul mediu zilnic se determină:
- în baza venitului total;
- ținând cont de zilele efectiv lucrate;
- prin aplicarea, după caz, a coeficientului de corelare dintre zilele lucrătoare și cele calendaristice.
Anume la această etapă apar cel mai frecvent erori aritmetice și metodologice.
Pasul 6. Calcularea sumei compensației
Suma finală a compensației se determină prin:
- înmulțirea salariului mediu zilnic;
- cu numărul de zile de concediu nefolosite.
Suma obținută urmează a fi calculată și achitată angajatului.
Exemplu practic de calcul: concediere după concediul de maternitate și concediul pentru îngrijirea copilului
Să analizăm o situație tipică pentru companiile IT, cu care contabilii se confruntă frecvent în practică.
Date inițiale (exemplu convențional):
- angajata a fost încadrată în muncă — aprilie 2023;
- din august 2025 — concediu de maternitate;
- din noiembrie 2025 — concediu pentru îngrijirea copilului;
- decembrie 2025 — concediere din proprie inițiativă;
- numărul de zile de concediu anual neutilizate — 15;
- în ultimele luni înainte de concediere salariul nu a fost calculat.
Determinarea perioadei de calcul
Deoarece în lunile septembrie, octombrie și noiembrie 2025 nu a existat venit, perioada standard de calcul nu poate fi aplicată. Contabilul analizează lunile anterioare și selectează ultimele luni în care angajata a lucrat efectiv și a obținut venit salarial.
În funcție de data începerii concediului de maternitate, sunt posibile două situații:
- dacă în august 2025 nu a existat nicio zi lucrată — în calcul pot fi incluse, de exemplu, lunile mai, iunie și iulie 2025;
- dacă în august 2025 au existat zile lucrate — luna august poate fi, de asemenea, inclusă în calcul.
Determinarea salariului mediu zilnic
În baza perioadei de calcul stabilite:
- se însumează veniturile din lunile incluse;
- se determină numărul de zile care participă la calcul;
- se calculează salariul mediu pentru o zi calendaristică.
Este important de subliniat că indemnizațiile sociale și prestațiile nu se includ în calcul, chiar dacă au fost achitate în perioada concediului de maternitate.
Calcularea compensației
După determinarea salariului mediu zilnic, suma compensației se calculează conform formulei standard:
-
salariul mediu pe zi calendaristică × numărul de zile de concediu neutilizate.
Astfel, chiar și în cazul lipsei totale a venitului în ultimele luni înainte de concediere, compensația se calculează în baza venitului real obținut anterior, și nu la o valoare condiționată sau minimă.
Ce zile se exclud din calcul și de ce este important
La calcularea salariului mediu pentru compensația aferentă concediului nefolosit, contabilul lucrează nu cu luni calendaristice „pure”, ci cu zile calendaristice ajustate conform legislației muncii.
De ce nu pot fi incluse toate zilele calendaristice
Dacă în calcul sunt incluse toate zilele calendaristice fără excepții:
- salariul mediu zilnic este diminuat artificial;
- compensația este calculată într-o valoare mai mică;
- apar riscuri de pretenții din partea angajatului și a organelor de control.
Din acest motiv, legislația prevede excluderea anumitor zile din calcul.
Ce zile nu se iau în considerare la calcul
Din numărul zilelor calendaristice ale perioadei de calcul se exclud:
- zilele de sărbătoare nelucrătoare stabilite prin lege;
- alte zile care, potrivit legislației, nu sunt considerate zile lucrătoare și nu se remunerează.
Din acest motiv, în calcule se aplică coeficientul de corelare dintre zilele lucrătoare și cele calendaristice, care permite determinarea corectă a salariului mediu pentru o zi calendaristică.
La ce trebuie să fie atent contabilul
La excluderea zilelor este important:
- să se utilizeze calendarul oficial al sărbătorilor legale pentru anul respectiv;
- să se țină cont de sărbătorile locale (de exemplu, hramul localității);
- să nu se excludă zile în mod arbitrar sau „din obișnuință”.
Chiar și o eroare minoră la această etapă poate duce la denaturarea semnificativă a sumei finale a compensației, mai ales în cazul unui număr mare de zile de concediu neutilizate.
Când și în ce termen se achită compensația pentru concediul nefolosit
Unul dintre aspectele-cheie la concedierea unui angajat este respectarea termenelor de decontare finală. Compensația pentru concediul nefolosit face parte din plățile obligatorii pe care angajatorul este obligat să le efectueze în ziua încetării raporturilor de muncă.
Regula generală de achitare
În ziua concedierii, angajatorul este obligat:
- să calculeze compensația pentru toate zilele de concediu anual neutilizate;
- să includă această sumă în decontarea finală cu angajatul;
- să asigure achitarea efectivă a mijloacelor bănești.
Această regulă se aplică indiferent de motivul concedierii și de statutul angajatului la momentul încetării contractului.
De ce nu este permisă amânarea plății
În practică apar uneori situații în care angajatorul:
- amână plata pentru următoarea perioadă de salarizare;
- planifică plata „la următorul salariu”;
- justifică întârzierea prin lipsa veniturilor angajatului în ultimele luni.
Toate aceste acțiuni constituie încălcări ale legislației muncii și pot atrage:
- sancțiuni financiare;
- răspundere administrativă;
- litigii de muncă și plângeri.
Ce este important să aibă în vedere contabilul și angajatorul
Pentru a evita riscurile:
- calculul compensației trebuie pregătit din timp, înainte de data concedierii;
- toate aspectele discutabile privind perioada de calcul trebuie clarificate până în ziua concedierii;
- plata trebuie să fie confirmată documentar.
Achitarea la timp a compensației nu este doar o cerință legală, ci și un element al unor relații de muncă corecte.
Greșeli frecvente ale contabililor și angajatorilor la calculul compensației
Chiar și în cazul unui nivel bun de experiență, contabilii și angajatorii comit frecvent erori la calcularea compensației pentru concediul nefolosit. Aceste erori pot duce la diminuarea plăților, pretenții din partea angajaților și riscuri în cadrul controalelor.
Eroarea 1. Utilizarea lunilor fără venit în calcul
Una dintre cele mai frecvente erori este includerea în calcul:
- a lunilor în care nu au existat calculări salariale;
- a perioadelor de concediu de maternitate sau concediu pentru îngrijirea copilului fără venit.
Aceasta conduce la denaturarea salariului mediu și la un rezultat incorect.
Eroarea 2. „Anularea” compensației din cauza lipsei venitului
Uneori angajatorii consideră eronat că, dacă în ultimele luni nu a fost calculat salariul, compensația nu se cuvine. O astfel de abordare contravine legislației muncii și practicii de aplicare a acesteia.
Eroarea 3. Recalcularea compensației la cursul valutar din data concedierii
În cazul salariilor stabilite în valută, apare uneori tentativa de a recalcula compensația:
- la cursul din ultima zi lucrătoare;
- la cursul din data concedierii.
Această abordare este metodologic incorectă, deoarece în calcul se iau sumele efectiv calculate în MDL pentru lunile respective.
Eroarea 4. Excluderea incorectă a zilelor calendaristice
Excluderea arbitrară a zilelor sau, dimpotrivă, includerea zilelor de sărbătoare nelucrătoare denaturează coeficientul și salariul mediu zilnic.
Eroarea 5. Nerespectarea termenelor de plată
Întârzierea achitării compensației — chiar și în cazul unui calcul corect — constituie o încălcare și poate atrage răspunderea angajatorului.
Când este recomandat să apelați la un contabil și concluzii
Calcularea compensației pentru concediul nefolosit poate părea o procedură formală, însă în practică tocmai în aceste situații apar cel mai des erori — în special în caz de lipsă a venitului, concediu de maternitate sau salariu stabilit în valută.
Când calculul individual este riscant
Se recomandă apelarea la un contabil profesionist dacă:
- ultimele luni înainte de concediere nu au existat venituri;
- angajatul se concediază după concediul de maternitate sau concediul pentru îngrijirea copilului;
- salariul este stabilit în valută străină;
- există luni parțial lucrate;
- este necesară pregătirea calculului pentru un control sau un litigiu de muncă.
În asemenea situații este important nu doar să se aplice o formulă, ci să se aleagă corect perioada de calcul și să se justifice documentar calculul.
Concluzii
În concluzie, pot fi evidențiate câteva aspecte-cheie:
- lipsa venitului înainte de concediere nu anulează dreptul la compensație;
- în calcul se includ doar lunile cu venit efectiv calculat;
- valuta contractului nu influențează metodologia de calcul;
- compensația se achită strict în ziua concedierii;
- erorile de calcul pot genera riscuri financiare și juridice.
Un calcul corect al compensației pentru concediul nefolosit reprezintă un indicator al unui nivel profesionist de evidență contabilă și de personal, în special în companiile IT și în afacerile cu condiții atipice de remunerare.
