Securitatea muncii la întreprindere: obligațiile angajatorului și documentele de bază

Securitatea și sănătatea în muncă nu sunt doar o formalitate, ci un element esențial pentru funcționarea sigură și stabilă a unei companii. Pentru angajator, aceasta înseamnă nu doar respectarea legii, ci și grija față de viața, sănătatea și motivația angajaților.

În Republica Moldova, respectarea normelor de securitate și sănătate în muncă este supravegheată de Inspectoratul de Stat al Muncii, iar fiecare companie — indiferent de domeniul de activitate sau numărul de angajați — este obligată să respecte cerințele legale stabilite.

O sistemă bine organizată de securitate a muncii permite companiei să evite amenzile, să sporească siguranța la locul de muncă și să creeze o imagine pozitivă de angajator responsabil.

În acest articol vom analiza în detaliu:

• care sunt obligațiile angajatorului în domeniul securității și sănătății în muncă;
• ce documente sunt obligatorii pentru fiecare companie;
• cum se alege un prestator de servicii de încredere pentru organizarea sistemului de securitate a muncii;
• și cât de des trebuie actualizate instrucțiunile pentru a respecta legislația.

Materialul este util pentru manageri, contabili și specialiști HR care doresc să mențină ordinea în documentație și să se asigure că întreprinderea respectă cerințele Inspectoratului Muncii.

💡 Dacă doriți ca securitatea muncii în compania dvs. să fie organizată corect și fără riscul amenzilor — apelați la specialiștii Intelcont. Elaborăm documentele necesare privind securitatea muncii și oferim asistență completă în toate etapele verificării.

De ce este importantă securitatea muncii pentru companie

Securitatea muncii nu înseamnă doar un set de instrucțiuni și registre. Este un sistem de măsuri care protejează angajații de accidente, boli profesionale și alte riscuri legate de activitatea de muncă.

Pentru angajator, respectarea cerințelor de securitate a muncii nu este doar o obligație legală, ci și un element esențial al stabilității financiare a companiei. Orice abatere poate duce la amenzi, litigii sau chiar la suspendarea activității.

Responsabilitate și control din partea statului

În Republica Moldova, respectarea normelor de securitate și sănătate în muncă este supravegheată de Inspectoratul de Stat al Muncii (Inspectoratul de Stat al Muncii). Inspectorii au dreptul să verifice orice companie — de la întreprinderi mici până la corporații — privind documentele, instruirile și condițiile de muncă.

Conform datelor inspectoratului, cele mai frecvente încălcări sunt lipsa instruirilor, pachetul incomplet de documente și regulamentele depășite privind securitatea muncii.

⚠️ Pentru nerespectarea cerințelor de securitate a muncii pot fi aplicate amenzi de până la 50 000 lei, iar în unele cazuri activitatea poate fi suspendată până la remedierea neregulilor.

De ce este important să respecți cerințele

• Reducerea riscurilor pentru personal — mai puține accidente și traumatisme la locul de muncă.
• Siguranță financiară — evitarea amenzilor și a costurilor pentru despăgubiri.
• Imagine de angajator responsabil — creșterea încrederii angajaților și partenerilor.
• Pregătire pentru controale — liniște în cazul unei vizite din partea Inspectoratului Muncii.

Chiar dacă compania dvs. activează într-un birou și nu în producție, cerințele de securitate a muncii se aplică obligatoriu. Regulile vizează toate organizațiile care au angajați, indiferent de specificul activității.

Prin urmare, securitatea muncii nu este o simplă „formalitate birocratică”, ci o parte a strategiei de management care ajută compania să evite riscurile și să sporească eficiența managementului personalului.

💬 Doriți să aflați ce documente privind securitatea muncii sunt obligatorii pentru afacerea dvs.? Adresați-vă experților Intelcont — oferim un audit gratuit al documentației existente.

Obligațiile principale ale angajatorului în domeniul securității muncii

Fiecare angajator din Republica Moldova este obligat să asigure condiții de muncă sigure și protecția sănătății angajaților săi. Aceste obligații sunt prevăzute în Codul Muncii al Republicii Moldova și în Legea nr. 186/2008 privind securitatea și sănătatea în muncă.

Chiar și în cazul unei companii mici, cu doar câțiva angajați, responsabilitatea pentru organizarea securității muncii revine integral conducătorului sau persoanei desemnate.

Cerințele principale prevăzute de legislație

Conform legislației în vigoare, angajatorul este obligat să:

• creeze și să mențină condiții sigure de muncă pentru fiecare angajat;
• asigure angajații cu echipamente individuale de protecție (dacă este necesar);
• organizeze instruiri privind securitatea muncii la angajare și periodic în timpul activității;
• efectueze evaluarea riscurilor profesionale și să implementeze măsuri de reducere a acestora;
• țină evidența și să investigheze accidentele de muncă;
• organizeze examenele medicale (preliminare și periodice);
• asigure angajații cu instrucțiuni actualizate privind securitatea muncii, pe profesii și tipuri de activitate;
• actualizeze documentația și să efectueze controale interne privind respectarea regulilor de securitate.

De asemenea, conducătorul trebuie să desemneze o persoană responsabilă de securitatea muncii — un specialist intern sau un consultant extern — care va monitoriza respectarea cerințelor și gestionarea documentației.

📘 Legea nr. 186/2008 prevede expres că angajatorul poartă responsabilitatea pentru crearea și funcționarea sistemului de management al securității muncii, precum și pentru informarea angajaților cu privire la riscuri și măsurile de protecție.

Organizarea sistemului de securitate a muncii în întreprindere

În practică, angajatorul trebuie să:

1. desemneze prin ordin o persoană responsabilă de securitatea muncii;
2. elaboreze și să aprobe regulamentul intern privind securitatea muncii și instrucțiunile aferente;
3. efectueze evaluarea riscurilor profesionale și să stabilească măsuri de reducere a acestora;
4. țină registrele de instruire și să organizeze periodic sesiuni de instruire;
5. asigure păstrarea și evidența documentelor conform legislației;
6. colaboreze cu autoritățile de control (Inspectoratul de Stat al Muncii).

Un astfel de sistem nu doar previne amenzile, dar contribuie la formarea unei culturi a securității în cadrul companiei, unde fiecare angajat își cunoaște obligațiile și acționează responsabil.

💡 Sfat: Dacă nu aveți un specialist intern în domeniul securității muncii, puteți externaliza aceste servicii. Compania Intelcont oferă suport complet, elaborarea documentației și consultanță în cazul verificărilor efectuate de Inspectoratul Muncii.

Ce documente privind securitatea muncii sunt obligatorii pentru companie

Pentru ca sistemul de securitate și sănătate în muncă să fie considerat funcțional, fiecare companie trebuie să dețină și să mențină actualizat un set complet de documente privind securitatea muncii. Aceste documente confirmă faptul că angajatorul respectă cerințele legale și asigură siguranța angajaților.

Lipsa oricărui document obligatoriu poate servi drept temei pentru aplicarea unei amenzi sau emiterea unei prescripții din partea Inspectoratului de Stat al Muncii.

Pachetul de bază de documente privind securitatea muncii

Pentru companiile care activează în Republica Moldova, sunt obligatorii următoarele documente:

Cine este responsabil de gestionarea și actualizarea documentelor

Responsabilitatea pentru gestionarea documentației revine angajatorului sau persoanei desemnate pentru securitatea muncii. Dacă compania nu are un specialist intern, aceste funcții pot fi externalizate către o firmă de profil prin contract.

Documentele privind securitatea muncii trebuie păstrate centralizat și disponibile pentru controlul Inspectoratului Muncii. Registrele trebuie să conțină semnăturile angajaților și datele instruirilor efectuate.

⚙️ Sfat: Asigurați-vă că toate documentele sunt numerotate, șnuruite și aprobate prin semnătura directorului — acesta este unul dintre primele aspecte verificate de inspectorii muncii.

Cât de des trebuie actualizate documentele privind securitatea muncii

Frecvența actualizării depinde de tipul documentului:

• Instrucțiunile de securitate — cel puțin o dată la 3 ani;
• Regulamentul de securitate — la modificarea legislației sau a condițiilor de muncă;
• Actele de evaluare a riscurilor — la schimbarea tehnologiilor sau echipamentelor;
• Registrele și ordinele — după necesitate, în funcție de instruiri și evenimente.

Actualizarea regulată a documentelor demonstrează conformitatea companiei și reduce semnificativ riscul de sancțiuni.

📄 Dacă doriți să obțineți o listă completă de documente adaptată companiei dvs., contactați experții Intelcont. Vom elabora pachetul necesar și vă vom ajuta să vă pregătiți pentru verificările Inspectoratului Muncii.

Cum să alegi un prestator pentru elaborarea documentației privind securitatea muncii

Elaborarea documentelor privind securitatea și sănătatea în muncă necesită o cunoaștere aprofundată a legislației, experiență practică și o abordare sistemică. Multe companii, în special din sectorul IMM, preferă să angajeze un prestator extern pentru a economisi timp și a evita greșelile în fața Inspectoratului Muncii.

De ce merită să încredințezi securitatea muncii specialiștilor

• Economisirea timpului. Experții întocmesc rapid pachetul complet de documente, fără a întrerupe activitatea zilnică a angajaților.
• Reducerea riscurilor. Specialiștii cunosc cerințele actuale ale legislației și previn abaterile frecvente.
• Garanția conformității legale. Toate documentele sunt verificate juridic și corespund prevederilor Codului Muncii și Legii nr. 186/2008.
• Asistență în timpul controalelor. La necesitate, specialiștii pot reprezenta clientul în fața Inspectoratului de Stat al Muncii.

Criterii pentru alegerea prestatorului

La selectarea unei companii care va gestiona procesul de securitate a muncii, este important să se țină cont de următoarele aspecte:

1. Experiența și reputația. Cu cât există mai multe proiecte realizate în diverse domenii, cu atât partenerul este mai de încredere.
2. Competența specialiștilor. Prestatorul trebuie să dispună de ingineri autorizați în domeniul securității muncii și de juriști specializați.
3. Licență sau statut oficial. Aceasta confirmă dreptul legal al companiei de a oferi servicii de securitate a muncii.
4. Abordare complexă. Prestatorul trebuie nu doar să elaboreze documentele, ci și să ofere consultanță, instruiri și actualizări periodice.
5. Garanții și responsabilitate. Contractul trebuie să conțină termene clare, lista serviciilor și obligațiile părților.

Ce servicii include asistența în domeniul securității muncii

Companii specializate, precum Intelcont, oferă un spectru complet de servicii profesionale:

• elaborarea și actualizarea tuturor documentelor privind securitatea muncii;
• efectuarea evaluării riscurilor profesionale;
• elaborarea instrucțiunilor și regulamentelor pentru diverse funcții;
• organizarea instruirilor și formărilor pentru personal;
• audit și pregătire pentru verificările efectuate de Inspectoratul Muncii.

O astfel de abordare oferă angajatorului siguranța că sistemul de securitate a muncii este complet, legal și funcțional.

💬 Vreți să scăpați de birocrație și să fiți siguri că documentele sunt corecte? Compania Intelcont elaborează pachetul complet de documente, efectuează evaluarea riscurilor și oferă asistență completă în toate etapele verificării Inspectoratului Muncii.

Erori frecvente și recomandări privind actualizarea instrucțiunilor și documentației

Chiar și atunci când compania deține toate documentele necesare privind securitatea muncii, sunt frecvente greșelile care pot duce la amenzi sau prescripții din partea autorităților. De cele mai multe ori, problemele apar nu din lipsa documentelor, ci din cauza neactualizării sau a întocmirii incorecte a acestora.

Greșeli tipice ale angajatorilor

1. Lipsa instrucțiunilor actualizate.
   Instrucțiunile nu au fost revizuite de ani de zile, deși echipamentele, tehnologiile sau condițiile de muncă s-au schimbat.
2. Lipsa ordinelor de desemnare a persoanelor responsabile.
   Fără un ordin oficial, inspectorul muncii poate concluziona că sistemul de securitate nu este implementat efectiv.
3. Registre completate formal.
   Lipsa semnăturilor angajaților, a datelor instruirilor sau a numerotării paginilor face registrele nule din punct de vedere juridic.
4. Nerealizarea evaluării riscurilor.
   Angajatorul nu actualizează actul de evaluare a riscurilor atunci când apar schimbări în condițiile de muncă sau echipamente.
5. Lipsa dovezilor de instruire a angajaților.
   Inspectoratul solicită adesea procese-verbale de verificare a cunoștințelor — lipsa acestora este considerată încălcare a legii.
6. Ignorarea securității muncii pentru personalul de birou.
   Chiar și birourile trebuie să aibă instrucțiuni privind utilizarea computerelor, siguranța electrică și evacuarea în caz de incendiu.

⚠️ Potrivit datelor Inspectoratului de Stat al Muncii din Republica Moldova, peste 70% dintre amenzi sunt aplicate nu din cauza lipsei documentelor, ci pentru că acestea nu au fost actualizate la timp sau au fost completate incorect.

Cum se actualizează corect documentele privind securitatea muncii

Pentru a evita abaterile și a menține controlul, se recomandă o abordare sistemică:

• efectuarea unui audit intern anual privind securitatea muncii;
• revizuirea instrucțiunilor de fiecare dată când se modifică echipamentele, tehnologia sau structura organizațională;
• actualizarea actelor de evaluare a riscurilor la crearea de noi locuri de muncă;
• desemnarea unei persoane responsabile de gestionarea și actualizarea documentelor;
• utilizarea registrelor electronice sau a sistemelor automatizate pentru a evita erorile.

Actualizarea regulată a instrucțiunilor și documentelor nu doar reduce riscul de sancțiuni, dar demonstrează și maturitatea companiei, grija față de angajați și o cultură organizațională solidă.

Recomandări practice

• Elaborați un calendar de actualizare a documentelor, cu termene și persoane responsabile.
• Păstrați copii electronice ale tuturor actelor și instrucțiunilor într-un sistem securizat.
• Efectuați instruiri cel puțin o dată pe an, cu semnături consemnate în registre.
• Implementați un regulament intern privind securitatea muncii care stabilește clar procedurile și termenele de actualizare.

💡 Recomandarea specialiștilor Intelcont: Efectuați periodic o verificare internă a documentelor privind securitatea muncii. Echipa noastră vă ajută să creați un grafic de actualizare și să realizați un audit complet al documentației. Aflați mai multe pe pagina serviciilor de securitate a muncii.

Concluzie și pașii pentru implementarea unui sistem eficient de securitate a muncii

Securitatea și sănătatea în muncă nu reprezintă doar o cerință legală, ci un element strategic al unei gestionări eficiente a companiei. Un sistem bine organizat de securitate reduce riscurile, protejează personalul și consolidează încrederea partenerilor și clienților.

Companiile care tratează în mod sistematic aspectele legate de securitatea muncii nu doar evită amenzile, ci și creează o echipă mai loială și motivată, în care fiecare angajat simte că siguranța sa este o prioritate pentru angajator.

Ce este important de reținut

1. Documentele sunt fundamentul securității muncii. Fără ordine, regulamente, instrucțiuni și registre, compania nu poate trece o inspecție.
2. Responsabilitatea aparține angajatorului. Desemnați persoane responsabile și urmăriți îndeplinirea atribuțiilor acestora.
3. Instrucțiunile trebuie să fie actuale. Actualizați-le cel puțin o dată la 3 ani sau la schimbarea condițiilor de muncă.
4. Auditul previne erorile. Verificați periodic documentele, actele și registrele.
5. Externalizarea economisește timp. Delegarea funcțiilor de securitate a muncii specialiștilor reduce sarcina administrativă.

Chiar și o afacere mică poate implementa un sistem eficient de securitate a muncii, dacă utilizează proceduri reglementate, instrumente verificate și consultanță profesională.

Plan pas cu pas pentru implementare

1. Efectuați un audit al stării actuale privind securitatea muncii în companie.
2. Elaborați și aprobați regulamentele, instrucțiunile și ordinele interne.
3. Desemnați persoanele responsabile și organizați instruiri pentru angajați.
4. Creați un sistem de actualizare periodică a documentelor.
5. Dacă este necesar, apelați la un prestator extern pentru consultanță și verificare.

Urmând acești pași, compania va respecta cerințele Inspectoratului Muncii și va spori siguranța și eficiența proceselor interne.

💼 Doriți să verificați dacă securitatea muncii din compania dvs. este organizată corect? Apelați la specialiștii Intelcont — vom efectua un audit, vom elabora documentele și vom pregăti afacerea dvs. pentru orice control al Inspectoratului Muncii.