Cum să contabilizați corect cheltuielile de deplasare în contabilitate

Contabilizarea corectă a cheltuielilor de deplasare este una dintre cele mai frecvente sarcini ale departamentului de contabilitate, unde este ușor să apară greșeli. Modul corect de întocmire a documentelor și de calcul al diurnei influențează nu doar siguranța fiscală a companiei, ci și transparența sa financiară.

O deplasare de serviciu nu înseamnă doar bilete și cazare, ci un întreg sistem de decontare cu persoanele responsabile, reglementat prin lege și prin documentele interne ale întreprinderii.

Erorile în contabilizare pot duce la recalculări, amenzi sau întrebări suplimentare din partea autorităților de control.

În acest articol vom explica cum să contabilizați corect cheltuielile de deplasare, ce documente sunt necesare, cum se reflectă operațiunile în evidența contabilă și ce particularități se aplică companiilor din Republica Moldova.

Materialul va fi util contabililor, antreprenorilor și tuturor celor responsabili de raportarea financiară.

💡 Dacă doriți să încredințați evidența contabilă profesioniștilor, apelați la specialiștii Intelcont — oferim servicii contabile în Republica Moldova și ajutăm companiile să-și organizeze corect controlul financiar și raportarea.

Ce sunt cheltuielile de deplasare și în ce cazuri apar

Ce se încadrează la cheltuielile de deplasare

Cheltuielile de deplasare reprezintă costurile suportate de angajator atunci când trimite un angajat într-o deplasare de serviciu, legată de îndeplinirea atribuțiilor de muncă în afara locului permanent de activitate.

Acestea includ toate plățile și compensațiile necesare pentru realizarea sarcinilor în timpul deplasării.

Principalele tipuri de cheltuieli de deplasare sunt:

💡 Diurna și cheltuielile suplimentare sunt considerate cheltuieli generale ale organizației, dacă sunt documentate și au scop profesional.

Când este considerată o deplasare de serviciu

O deplasare este recunoscută ca misiune de serviciu dispusă de angajator, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

1. Angajatul este trimis prin ordin sau dispoziție a conducerii.
2. Scopul deplasării este legat de activitatea companiei (negocieri, audit, implementare, instruire etc.).
3. Se păstrează locul de muncă și salariul mediu pe durata deplasării.
4. Angajatul este obligat să prezinte un raport de avans la întoarcere.

📌 Important: dacă angajatul lucrează permanent într-o altă filială, aceasta nu este considerată deplasare — aceste cheltuieli se înregistrează ca operaționale obișnuite.

Reglementări locale privind deplasările în Republica Moldova

În Republica Moldova, modul de organizare și evidență a deplasărilor este reglementat de Codul Muncii al RM, precum și de reglementările interne ale întreprinderii.

Valoarea diurnei și lista cheltuielilor rambursabile sunt stabilite de companie și prevăzute în regulamentul privind deplasările sau în contractul colectiv de muncă.

Pentru a documenta corect o deplasare și a calcula plățile aferente, contabilitatea trebuie să:

• emită un ordin de deplasare;
• acorde un avans angajatului;
• colecteze documentele justificative;
• primească și aprobe raportul de avans.

Pentru companiile implicate în activități economice externe se aplică reguli speciale pentru deplasările internaționale (evidența cheltuielilor în valută, recalculul cursului, raportarea).

Baza legală și particularitățile evidenței cheltuielilor de deplasare

O evidență corectă a cheltuielilor de deplasare nu este posibilă fără înțelegerea cadrului normativ.

Deși majoritatea principiilor contabilității sunt universale, fiecare țară are propriile cerințe privind documentarea și rambursarea deplasărilor de serviciu.

Documentele principale care reglementează cheltuielile de deplasare

Pentru întreprinderile care activează în Republica Moldova, modul de organizare și compensare a deplasărilor este reglementat de următoarele acte:

1. Codul Muncii al Republicii Moldova (art. 174–176) — stabilește regulile privind trimiterea angajaților în deplasare, păstrarea salariului și compensarea cheltuielilor.
2. Codul Fiscal al RM — definește ce cheltuieli pot fi deduse la calculul profitului impozabil.
3. Legea contabilității și raportării financiare (nr. 287/2017) — stabilește cerințele pentru documentarea operațiunilor economice.
4. Regulamentele interne ale întreprinderii — regulamentul privind deplasările, ordinele interne, politica de cheltuieli și limitele aprobate.

Cerințe pentru documentele de deplasare

Pentru ca cheltuielile să fie recunoscute în contabilitate și fiscalitate, ele trebuie să fie susținute de documente justificative.

Documentele obligatorii includ:

• Ordinul de deplasare — emis înainte de plecarea angajatului.
• Sarcina de serviciu (dacă este necesară) — conține scopul și obiectivele deplasării.
• Raportul de avans — însoțit de originalele documentelor justificative.
• Documentele de confirmare: bilete, facturi de cazare, bonuri, chitanțe.
• Raportul privind îndeplinirea sarcinii — dacă este prevăzut de regulamentele interne.

💡 Practica modernă permite confirmarea electronică a cheltuielilor (e-factură, bilete electronice), însă originalele trebuie păstrate în contabilitate pentru perioada prevăzută de lege.

Limite și reguli de rambursare a cheltuielilor de deplasare

Organizația stabilește independent limitele diurnei, dar acestea trebuie prevăzute în regulamentele interne.

Dacă limita nu este specificată, se aplică valoarea minimă a diurnei stabilită de stat (pentru Moldova — conform datelor Ministerului Finanțelor, actualizată anual).

Cheltuielile care depășesc limitele pot fi recunoscute:

• în contabilitate — integral (dacă sunt documentate corespunzător);
• în scop fiscal — parțial (în limitele admise), iar depășirea se impozitează cu impozitul pe venit și contribuțiile sociale.

Particularitățile evidenței deplasărilor internaționale

Pentru deplasările în străinătate se aplică reguli suplimentare:

• diurna se stabilește în moneda țării de destinație;
• cheltuielile se recalculează în lei moldovenești la cursul BNM din ziua raportului de avans;
• la documente se adaugă declarații vamale, vize, polițe de asigurare.

💡 În cazul operațiunilor în valută, este important să se reflecte corect înregistrările contabile și să se efectueze recalculul diferențelor de curs valutar.

Evidența contabilă: înregistrări contabile și exemple

Evidența cheltuielilor de deplasare se efectuează conform regulilor generale de contabilitate, utilizând contul 71 „Decontări cu persoanele responsabile”.

Toate operațiunile se reflectă în funcție de etapă: acordarea avansului, recunoașterea cheltuielilor, returnarea sumelor neutilizate și închiderea raportului de avans.

1. Acordarea avansului pentru deplasare

Înainte de plecare, angajatul primește un avans pentru cheltuieli preconizate: transport, cazare, diurnă etc.

Suma se acordă în baza cererii angajatului și a ordinului de deplasare.

Înregistrare tipică:

💡 Dacă avansul este acordat în valută străină, în contabilitate se înregistrează suplimentar diferențele de curs conform ratei BNM.

2. Evidența cheltuielilor efective

După întoarcere, angajatul prezintă raportul de avans cu documentele justificative.

Contabilul verifică corectitudinea sumelor și înregistrează cheltuielile corespunzător.

Înregistrări contabile tipice:

Toate operațiunile trebuie susținute prin documente originale – bilete, chitanțe, facturi. Documentele electronice sunt acceptate dacă respectă cerințele legale.

3. Returnarea sumelor neutilizate

Dacă o parte din avans nu a fost utilizată, angajatul trebuie să restituie suma rămasă la casierie în termen de trei zile lucrătoare de la aprobarea raportului.

Înregistrare contabilă:

Debit 50 (casierie) / Credit 71 (persoană responsabilă)

Dacă, dimpotrivă, cheltuielile depășesc suma acordată, compania achită diferența angajatului – înregistrarea este inversă.

4. Închiderea raportului și evidența fiscală

După aprobarea raportului de avans de către conducător, cheltuielile se înregistrează astfel:

• în contabilitate — pe tipuri de cheltuieli (administrative, comerciale etc.);
• în scop fiscal — doar în limitele stabilite de legislație.

💡 Important: cheltuielile de deplasare se includ în costul de producție dacă sunt legate de activități generatoare de venit. Dacă deplasarea are caracter personal sau nu are scop economic, aceste cheltuieli nu sunt deductibile fiscal.

5. Exemplu practic

Compania a acordat unui angajat un avans de 5000 lei pentru o deplasare la Chișinău:

• transport — 700 lei;
• cazare — 1200 lei;
• diurnă — 600 lei (300 × 2 zile);
• restituit la casierie — 2500 lei.

Înregistrări contabile:

1. Dt 71 Ct 50 — 5000 lei (acordare avans)
2. Dt 26 Ct 71 — 2500 lei (cheltuieli efective)
3. Dt 50 Ct 71 — 2500 lei (returnare sold neutilizat)

Rezultat: raportul este închis, cheltuielile sunt recunoscute, soldul restituit — operațiunea este corect finalizată.

💡 Sfat de la Intelcont:
Pentru a simplifica gestionarea persoanelor responsabile și a evita erorile în rapoartele de avans, recomandăm implementarea unui regulament intern privind evidența deplasărilor și a unei forme automatizate de raportare.

Acest lucru ajută la evitarea amenzilor și la simplificarea controlului intern.

Impozitarea și particularitățile în cazul depășirii limitelor

Cheltuielile de deplasare influențează direct baza impozabilă a întreprinderii.

Erorile în calculul acestora pot atrage obiecții din partea autorităților fiscale, de aceea este important să cunoașteți ce sume pot fi deduse și care sunt supuse impozitării.

Ce nu se impozitează

Conform Codului Fiscal al Republicii Moldova, nu sunt supuse impozitării:

1. Diurnele în limitele stabilite prin regulamentul intern privind deplasările.
2. Cheltuielile efective de transport și cazare, confirmate prin documente justificative (facturi, bilete, bonuri).
3. Plățile obligatorii legate de executarea sarcinii de serviciu (asigurare, vize, taxe de înregistrare).

Aceste sume pot fi recunoscute:

• în contabilitate — integral,
• în scop fiscal — doar partea documentată corespunzător.

Exemplu: Dacă angajatului i se plătește o diurnă de 400 lei, iar limita stabilită intern este de 350 lei, diferența de 50 lei va fi impozitată cu impozit pe venit și contribuții sociale.

Ce se impozitează

Sunt supuse impozitării următoarele:

• Cheltuielile care depășesc limitele aprobate;
• Cheltuielile fără documente justificative;
• Deplasările fără legătură cu activitatea companiei (de exemplu, călătorii personale).

În astfel de cazuri, sumele sunt considerate venit suplimentar al angajatului, iar întreprinderea este obligată să calculeze și să rețină impozitul pe venit și contribuțiile la fondul de asigurări sociale.

💡 Important: dacă limitele nu sunt stabilite, autoritățile fiscale aplică normele minime de stat. De aceea, este recomandat să includeți în regulamentul intern privind deplasările valorile exacte ale diurnelor și cheltuielilor admise.

Particularități pentru deplasările în străinătate

În cazul deplasărilor internaționale se aplică reguli suplimentare:

• diurna se stabilește în valută străină;
• recalcularea se face la cursul BNM din ziua raportului de avans;
• cheltuielile se recunosc doar pe baza documentelor justificative (facturi de hotel, bilete de avion, taxe de viză etc.);
• sumele care depășesc limitele sunt de asemenea impozabile.

Exemplu: Angajatul a fost într-o deplasare în România și a primit 150 euro diurnă la o normă de 120 euro. Diferența de 30 euro reprezintă venit impozabil.

Cum pot fi evitate riscurile fiscale

Pentru a minimiza riscul recalculărilor și sancțiunilor, compania trebuie să:

1. Elaboreze și aprobe regulamentul intern privind deplasările;
2. Stabilească limitele diurnelor și normele de cheltuieli;
3. Asigure păstrarea documentelor justificative pe perioada legală;
4. Reflecteze toate cheltuielile în politica contabilă și în registrele contabile la timp.

✅ Sfat: includeți în regulamentele interne modul de calcul al cheltuielilor pentru deplasările externe — acest aspect este adesea omis, dar aici apar cele mai frecvente erori fiscale.

💬 Recomandare de la Intelcont:
Pentru a evita greșelile de calcul și pentru a asigura conformitatea deplină cu legislația fiscală, încredințați aceste procese profesioniștilor.

Specialiștii Intelcont vă pot ajuta să structurați corect evidența fiscală a deplasărilor, să reflectați la timp operațiunile și să reduceți riscurile în caz de control fiscal.

Recomandări practice pentru contabilitate și persoanele responsabile

Evidența corectă a cheltuielilor de deplasare nu înseamnă doar înregistrări contabile exacte, ci și o bună organizare a întregului proces intern – de la emiterea ordinului până la aprobarea raportului de avans.

Mai jos găsiți lista principalilor pași care vor ajuta contabilitatea și angajații să evite greșelile.

Pasul 1. Pregătirea documentelor înainte de plecare

Înainte de trimiterea angajatului în deplasare, este necesar să se întocmească:

1. Ordinul (dispoziția) de deplasare — cu scopul, perioada și persoanele responsabile.
2. Sarcina de serviciu — dacă este necesar un raport privind activitatea desfășurată.
3. Cererea de acordare a avansului și calculul cheltuielilor estimate.
4. Regulamentul privind deplasările — document intern care prevede normele de diurnă, limitele și regulile de documentare.

Sfaturi:

• Asigurați-vă că ordinul conține toate datele: funcția, datele, destinația și scopul deplasării.
• Pentru deplasările externe — includeți informații despre valuta de decontare și conversie.

Pasul 2. Controlul cheltuielilor în timpul deplasării

Este recomandat să informați angajații în avans care cheltuieli sunt rambursabile și să le reamintiți să păstreze documentele justificative originale.

Documente justificative:

• bilete de transport și chitanțe pentru bagaje;
• facturi de cazare;
• bonuri de combustibil sau de închiriere auto;
• bonuri fiscale pentru servicii de comunicații, parcare, taxe de viză.

💡 Important: bonurile și chitanțele trebuie să fie emise pe numele companiei sau al angajatului trimis în deplasare.

Pasul 3. Întocmirea raportului de avans după întoarcere

Angajatul trebuie să prezinte raportul de avans în cel mult 3 zile lucrătoare de la întoarcere.
Contabilul verifică documentele, calculează cheltuielile efective și transmite raportul spre aprobare conducerii.

Perioada de păstrare a rapoartelor și documentelor justificative — minimum 5 ani (conform Legii contabilității nr. 287/2017).

💬 Sfat practic: utilizați un model standard de raport de avans cu câmpuri obligatorii pentru sumă, dată, valută, semnătură și numărul ordinului. Acest lucru grăbește verificarea și reduce riscul de erori.

Pasul 4. Evidența internă a deplasărilor

Pentru a sistematiza datele și a facilita controlul, se recomandă păstrarea unui registru electronic al deplasărilor — în 1C, Excel sau CRM.

Registrul trebuie să conțină:

• numărul și data ordinului;
• numele angajatului;
• destinația și scopul deplasării;
• suma avansului și cheltuielile finale;
• starea raportului (aprobat / în verificare / închis).

Aceasta ajută la evitarea dublării documentelor și la pregătirea rapidă a datelor pentru audit sau control fiscal.

Pasul 5. Evitarea greșelilor frecvente

Cele mai comune greșeli în evidența cheltuielilor de deplasare:

1. Lipsa ordinului sau a semnăturii conducerii.
2. Scopul deplasării nu corespunde activității companiei.
3. Lipsa documentelor justificative.
4. Raportul de avans prezentat cu întârziere.
5. Diurne plătite fără regulament intern aprobat.

⚠️ Oricare dintre aceste greșeli poate duce la excluderea cheltuielilor din evidența fiscală și la aplicarea de sancțiuni.

Sfat de la specialiștii Intelcont:
Recomandăm implementarea automatizării proceselor contabile pentru a controla rapoartele de avans, limitele și termenele de predare a documentelor.

Solutiile noastre permit gestionarea eficientă a persoanelor responsabile și a deplasărilor fără erori sau întârzieri.

Mai multe detalii — pe pagina Servicii contabile pentru companii în Moldova.

Întrebări frecvente și situații practice

Deplasările de serviciu ridică adesea întrebări contabile și administrative — mai ales în situații atipice. Am adunat cele mai frecvente cazuri și am oferit răspunsuri clare, bazate pe legislația și practica contabilă din Republica Moldova.

Întrebarea 1: Ce se întâmplă dacă deplasarea durează mai mult de 2 luni?

Dacă deplasarea depășește 60 de zile calendaristice, aceasta nu mai este considerată deplasare temporară și trebuie emis un ordin de prelungire.

În acest caz:

• diurnele continuă să se acorde,
• însă compania trebuie să justifice necesitatea prelungirii — printr-o notă de serviciu sau un raport de progres.

💡 Important: dacă angajatul lucrează o perioadă îndelungată la locul deplasării, trebuie analizată posibilitatea transferului temporar sau deschiderea unui punct de lucru pentru a evita întrebările fiscale legate de locul permanent de muncă.

Întrebarea 2: Ce se întâmplă dacă angajatul nu prezintă raportul de avans la timp?

Conform Legii contabilității, persoana responsabilă trebuie să prezinte raportul de avans în termen de trei zile lucrătoare de la întoarcere.

Dacă termenul este depășit, contabilitatea:

1. notifică angajatul în scris;
2. poate reține suma nejustificată din salariu;
3. înregistrează datoria la contul 71 ca restantă.

⚠️ Nerespectarea termenului de raportare poate duce la recunoașterea avansului ca venit al angajatului, supus impozitului pe venit și contribuțiilor sociale.

Întrebarea 3: Cum se contabilizează cheltuielile de transport dacă angajatul revine zilnic?

Astfel de deplasări nu sunt considerate delegații, iar cheltuielile de transport și alimentație se includ în cheltuielile operaționale ale companiei.

Totuși, dacă există documente justificative (bonuri, bilete), aceste sume pot fi recunoscute fiscal în limite rezonabile.

💬 Exemplu:
Un angajat călătorește zilnic într-un oraș apropiat pentru întreținerea echipamentelor.

Compania poate rambursa cheltuielile de transport și alimentație, dar fără ordin de deplasare — acestea sunt cheltuieli de teren (de serviciu), nu de deplasare.

Întrebarea 4: Cum se contabilizează cheltuielile pentru deplasările în străinătate?

Pentru deplasările externe se aplică reguli speciale:

• toate cheltuielile se evidențiază în valută străină, cu conversie la cursul BNM;
• diurnele se acordă în valuta țării de destinație;
• cheltuielile pentru viză, asigurare și transport fac parte din cheltuielile de deplasare;
• după întoarcere, angajatul prezintă raportul de avans în lei, conform conversiei.

💡 Se recomandă utilizarea unui subcont separat pentru deplasările externe (de exemplu, 71.1 — interne, 71.2 — externe) pentru a facilita controlul și raportarea.

Întrebarea 5: Cum se procedează dacă documentele au fost pierdute?

Dacă documentele justificative au fost pierdute, angajatul trebuie să prezinte o explicație scrisă și, dacă este posibil, duble sau confirmări de la furnizorii serviciilor respective.

Contabilitatea poate recunoaște cheltuielile:

• în contabilitate — pe baza unei note de serviciu,
• în scop fiscal — doar dacă există cel puțin o confirmare oficială.

În lipsa acestora, suma se include în venitul angajatului și se impozitează corespunzător.

Sfat de la Intelcont:
Pentru a evita astfel de situații, recomandăm implementarea unui sistem electronic de evidență a deplasărilor și a persoanelor responsabile.

Solutiile noastre permit atașarea documentelor scanate și generarea automată a rapoartelor pentru autoritățile fiscale.

Mai multe detalii — pe pagina Outsourcing contabil în Moldova.

Concluzii și pași pentru implementare

Evidența corectă a cheltuielilor de deplasare nu înseamnă doar respectarea formalităților. Este un indicator al transparenței, disciplinei financiare și maturității unei companii.

Erorile în documentare, întârzierile la depunerea rapoartelor sau cheltuielile nejustificate pot duce la amenzi și la denaturarea datelor financiare.

De aceea, este esențial ca fiecare deplasare să fie documentată, justificată și înregistrată corect în contabilitate.

Ce trebuie reținut

1. Documentele sunt baza tuturor proceselor. Fără ordin, raport și bonuri justificative, cheltuielile nu pot fi recunoscute.
2. Diurnele trebuie aprobate intern. Acesta este un element-cheie al siguranței fiscale.
3. Raportul de avans este obligatoriu. El trebuie prezentat în termen de 3 zile lucrătoare de la întoarcere.
4. Cheltuielile peste limite se impozitează. Monitorizați limitele și prevederile interne.
5. Utilizați automatizarea proceselor. Aceasta economisește timp și reduce erorile umane.

💡 Chiar și companiile mici pot implementa proceduri simple care vor elibera contabilitatea de verificări manuale și fluxuri haotice de documente.

Pași pentru implementarea sistemului de evidență a deplasărilor

1. Elaborați Regulamentul privind deplasările cu limite, norme și proceduri de raportare.
2. Numiți persoanele responsabile pentru emiterea ordinelor, acordarea avansurilor și controlul termenelor de raportare.
3. Organizați un registru al deplasărilor — în Excel, 1C sau CRM.
4. Implementați modele standard de rapoarte și liste de verificare.
5. Desfășurați periodic audituri interne — cel puțin o dată pe trimestru.

Când este recomandat să apelați la experți

Dacă doriți să vă asigurați că evidența cheltuielilor de deplasare este corectă și conformă legislației, apelați la profesioniști.

Compania Intelcont are peste 20 de ani de experiență în contabilitate, fiscalitate și optimizarea proceselor financiare pentru afacerile din Moldova.

Oferim servicii complete: evidența persoanelor responsabile, întocmirea rapoartelor de avans și documentarea deplasărilor de serviciu.

📞 Solicitați o consultație la +373 (60) 720 007 și primiți recomandări personalizate pentru optimizarea contabilității companiei dvs.

Concluzie

Deplasările de serviciu nu reprezintă doar o modalitate de a dezvolta afacerea, ci și o zonă de interes sporit pentru autoritățile fiscale.

O abordare competentă a evidenței cheltuielilor ajută la reducerea costurilor, evitarea amenzilor și consolidarea reputației companiei.

Faceți pasul spre o contabilitate ordonată — fiecare raport, fiecare bon și fiecare deplasare trebuie să lucreze în favoarea afacerii dvs., nu împotriva ei.