Documentele electronice în contabilitate: avantaje și riscuri

Afacerile moderne trec tot mai activ la soluții digitale, iar contabilitatea nu face excepție. Documentele electronice (DE) devin standardul pentru companiile din Moldova, ajutând la automatizarea schimbului de facturi, acte și rapoarte, precum și la interacțiunea cu autoritățile fiscale prin sistemul eFactura.

Dacă anterior documentația contabilă însemna dosare, ștampile și semnături pe hârtie, astăzi tot mai multe companii utilizează semnătura electronică (MSign) și arhivarea digitală a documentelor. Acest lucru economisește timp, reduce costurile și face munca contabililor mai transparentă.

Totuși, odată cu avantajele apar și provocări noi — de la securitatea datelor până la erori tehnice. De aceea, este important să înțelegeți cum funcționează documentele electronice, ce beneficii oferă afacerii și ce riscuri pot apărea în proces.

În acest articol vom analiza în detaliu cum să implementați documentele electronice în contabilitate conform legislației Republicii Moldova, ce platforme se folosesc și cum puteți evita greșelile în tranziția către un format „fără hârtie”.

👉 Dacă doriți să accelerați fluxul de documente și să digitalizați complet contabilitatea, specialiștii de la Intelcont vă pot ajuta să implementați un sistem sigur și eficient de documente electronice adaptat afacerii dvs.

Ce este documentul electronic și cum funcționează

Documentele electronice (DE) reprezintă procesul de creare, semnare, transmitere, primire și arhivare a documentelor în format digital, fără a fi necesară tipărirea și semnarea lor pe hârtie. În contabilitate, acestea includ facturi, acte, avize, contracte și rapoarte, transmise prin sisteme online securizate.

Scopul principal al documentelor electronice este accelerarea schimbului de documente între companii, parteneri și instituțiile statului, reducerea erorilor și asigurarea valorii juridice a fiecărui fișier.

Cum funcționează documentele electronice în Moldova

Din anul 2023, în Republica Moldova este dezvoltată activ infrastructura guvernamentală pentru schimbul electronic al documentelor contabile. Principalele elemente ale sistemului sunt:

• eFactura — platforma Serviciului Fiscal de Stat (SFS), prin care companiile emit și primesc facturi electronice. Utilizarea eFactura devine obligatorie pentru majoritatea entităților juridice, în special cele care aplică TVA sau lucrează cu achiziții publice.
• MSign — instrumentul pentru semnătura electronică, care are valoare juridică deplină. Aceasta confirmă autenticitatea și autorul documentului și îl protejează împotriva modificărilor.
• MPass — sistemul de autentificare care asigură accesul sigur la serviciile online publice și private.
• MDArchive — arhiva electronică pentru păstrarea pe termen lung a documentelor semnate digital.

Procesul de lucru cu documentele electronice se desfășoară astfel:

1. Contabilul sau managerul creează documentul într-un program (de exemplu, 1C).
2. Documentul este semnat cu ajutorul semnăturii electronice (MSign).
3. Este transmis partenerului prin eFactura sau un alt serviciu compatibil.
4. Partenerul primește, semnează și confirmă documentul.
5. Documentul este arhivat electronic și are aceeași valoare juridică precum originalul pe hârtie.

💡 Exemplu: O companie emite o factură electronică prin eFactura, contabilul o semnează cu MSign și o trimite clientului. Clientul primește notificarea, confirmă primirea și o semnează din partea sa. Întregul proces durează mai puțin de 5 minute și este complet legal conform legii.

Astfel, documentele electronice combină tehnologia, standardele juridice și practica contabilă, transformând procesele de rutină într-un sistem rapid și transparent de gestionare a documentelor.

👉 Aflați cum să conectați eFactura și MSign pentru afacerea dvs. — specialiștii de la Intelcont vă pot ajuta să configurați sistemul și să-l integrați cu programul dvs. de contabilitate.

Baza legislativă în Republica Moldova

Tranziția la documentele electronice în Republica Moldova este reglementată printr-o serie de legi și hotărâri care oferă valoare juridică documentelor digitale și stabilesc regulile de utilizare. Pentru contabili și antreprenori, este important să înțeleagă cerințele actuale și modul corect de aplicare a acestora.

Acte normative principale

• Legea nr. 77 din 28.03.2023 privind documentul electronic și semnătura electronică — legea care definește conceptul de document electronic, modul de creare, păstrare și valoarea juridică a acestuia. Un document semnat prin MSign este echivalent cu originalul pe hârtie semnat și ștampilat.
• Hotărârea Guvernului nr. 563 din 19.07.2023 — actul guvernamental privind implementarea platformei eFactura. Aceasta stabilește obligativitatea utilizării facturilor electronice pentru companiile înregistrate ca plătitori de TVA și pentru participanții la licitațiile publice.
• Regulamentul privind serviciile MPass și MSign — documentul care reglementează utilizarea semnăturii electronice și a identificării electronice în relația cu platformele guvernamentale și comerciale.

Aceste acte formează baza juridică pentru schimbul complet electronic al documentelor contabile în Republica Moldova.

Valoarea juridică a documentelor electronice

Conform legislației în vigoare, un document electronic semnat cu semnătură electronică calificată (MSign) are aceeași valoare juridică ca și varianta pe hârtie. Astfel:

• poate fi prezentat autorităților fiscale sau instanțelor de judecată ca probă oficială;
• nu necesită dublare pe suport de hârtie (dacă nu este impus de regulamentele interne ale companiei);
• poate fi păstrat în arhivă electronică pe termen nelimitat, conform legislației privind stocarea datelor.

Prin urmare, companiile care utilizează documente electronice sunt complet protejate din punct de vedere juridic — cu condiția respectării cerințelor privind semnătura, criptarea și păstrarea datelor.

Cine este obligat să implementeze documentele electronice

Începând cu anul 2024, schimbul electronic de documente este obligatoriu pentru:

• toate companiile plătitoare de TVA;
• organizațiile care încheie contracte cu instituțiile publice;
• întreprinderile care utilizează platforma eFactura pentru emiterea facturilor.

Restul companiilor pot adopta sistemul în mod voluntar, însă în următorii ani digitalizarea proceselor contabile va deveni standardul pentru toate entitățile juridice.

💡 Sfat: Chiar dacă pentru compania dvs. utilizarea documentelor electronice nu este încă obligatorie, începeți implementarea treptat. Astfel veți fi pregătiți pentru noile cerințe legale și veți evita presiunea în momentul în care devine o obligație generală.

👉 Intelcont oferă consultanță companiilor privind implementarea eFactura și MSign, asistându-le cu aspectele juridice și configurarea raportării electronice conform legislației Republicii Moldova.

Avantajele documentelor electronice pentru afaceri

Trecerea la documente electronice nu este doar o tendință modernă, ci o decizie strategică ce ajută afacerile din Moldova să lucreze mai rapid, mai sigur și mai eficient. Acest lucru este deosebit de important pentru contabilitate, unde volumul zilnic de documente este mare, iar fiecare greșeală costă timp și bani.

1. Economie de timp și reducerea documentelor pe hârtie

Documentele electronice pot fi create, semnate și trimise în câteva minute — fără imprimare, curieri sau dosare voluminoase. Este un avantaj esențial pentru contabili, care procesează zilnic zeci de facturi, acte și contracte.

Companiile care au implementat eFactura au raportat o reducere a timpului de procesare cu 60–70%.

Exemplu: contabilul Intelcont creează o factură în sistemul cloud, o semnează prin MSign și o trimite partenerului. Clientul o primește și o confirmă online — fără copii pe hârtie și fără întârzieri.

2. Automatizare și reducerea erorilor

Sistemele de documente electronice, precum eFactura sau Intelcont Accounting Cloud, verifică automat corectitudinea datelor și previn erorile frecvente: dublări, omisiuni de sume sau neconcordanțe în TVA.

Automatizarea face contabilitatea nu doar mai rapidă, ci și mai precisă — factorul uman este redus la minimum.

3. Raportare fiscală rapidă și integrare cu SFS

Documentele create prin eFactura sunt sincronizate instantaneu cu baza Serviciului Fiscal de Stat (SFS), simplificând raportarea fiscală. Contabilul nu mai trebuie să genereze manual fișiere sau să introducă date duplicate — sistemul face totul automat.

Este un avantaj major pentru companiile care declară TVA — integrarea cu fisc-ul elimină rutina și reduce riscul amenzilor.

4. Securitatea datelor și protecție juridică

Toate documentele din sistemul de documente electronice sunt semnate cu MSign, criptate și stocate în arhive securizate. Acest lucru garantează autenticitatea și protecția împotriva modificărilor neautorizate.

În plus, în cazul controalelor fiscale sau al litigiilor, documentele electronice au aceeași valoare juridică ca și originalele pe hârtie.

5. Posibilitatea de a lucra de la distanță

Contabilitatea nu mai este legată de birou. Angajații pot lucra de acasă sau din altă țară, având acces la sistemul de documente electronice și semnătura digitală. Este ideal pentru companiile care adoptă modelul de lucru hibrid sau remote.

6. Transparență și control

Sistemul DEO permite vizualizarea în timp real a persoanelor care au creat, semnat sau respins un document. Astfel se asigură controlul complet și se elimină riscul erorilor sau al pierderii actelor.

Concluzie: Documentele electronice fac contabilitatea mai flexibilă, transparentă și sigură. Este un pas spre digitalizarea completă a afacerii, unde fiecare operațiune este înregistrată și controlată într-un singur loc.

👉 Doriți să treceți la documente electronice fără erori și cu protecție juridică? Intelcont vă ajută să implementați sistemul DEO complet — de la înregistrarea în eFactura până la configurarea arhivei și raportarea automată.

Riscuri și limitări posibile ale documentelor electronice

Deși avantajele documentelor electronice sunt evidente, există și anumite riscuri care trebuie luate în considerare. Acestea nu reduc beneficiile sistemului DEO, dar necesită atenție sporită, mai ales pentru companiile care abia încep procesul de digitalizare a contabilității. Iată principalele provocări cu care se confruntă antreprenorii din Moldova.

1. Defecțiuni tehnice și dependența de sistem

Orice platformă online — de la eFactura până la un cloud corporativ — poate suferi întreruperi temporare. Chiar și o pauză scurtă poate întârzia semnarea facturilor, actelor sau rapoartelor contabile.

Pentru a reduce riscurile:

• folosiți copii de rezervă ale documentelor importante;
• activați notificări privind trimiterea și semnarea documentelor;
• păstrați copii locale ale fișierelor-cheie într-un mediu securizat.

💡 Sfat: când lucrați cu eFactura și MSign, utilizați o conexiune la internet stabilă și browsere verificate (Chrome, Edge). Astfel reduceți probabilitatea erorilor tehnice.

2. Amenințări cibernetice

Documentele digitale necesită același nivel de protecție ca și cele pe hârtie. Accesul neautorizat sau atacurile informatice pot duce la scurgeri de date financiare sau personale ale clienților.

Cum să vă protejați:

• utilizați parole complexe și autentificare în doi pași (MPass);
• actualizați regulat antivirusul și sistemele de criptare;
• limitați accesul la documente doar persoanelor responsabile.

3. Erori la semnare sau pierderea semnăturii electronice

Unii utilizatori uită să reînnoiască semnătura electronică (MSign) sau pierd accesul la cheia privată. Astfel, documentele nu pot fi semnate sau își pierd valabilitatea juridică.

Soluții:

• verificați periodic valabilitatea certificatului de semnătură electronică;
• creați copii de rezervă ale cheilor și păstrați-le pe suporturi separate;
• desemnați un utilizator de rezervă, în caz că titularul principal nu este disponibil.

4. Lipsa de instruire a angajaților

Trecerea la DEO necesită instruirea minimă a contabililor și administratorilor. Erori la încărcarea fișierelor, semnături incorecte sau ștergerea accidentală a documentelor pot întârzia raportarea fiscală.

💡 Soluție: organizați un training scurt despre eFactura și MSign — chiar și o oră de instruire reduce riscul de erori cu până la 80%.

5. Incompatibilitatea sistemelor și formatelor

Unele programe contabile mai vechi (în special versiunile vechi de 1C) pot avea dificultăți în integrarea cu eFactura sau platformele MSign/MPass.

Pentru a evita problemele:

• utilizați soluții moderne compatibile cu serviciile guvernamentale;
• actualizați constant software-ul;
• testați exportul și importul fișierelor înainte de lansarea în producție.

6. Riscuri juridice în cazul nerespectării cerințelor

Dacă un document este emis sau semnat incorect (de exemplu, fără semnătură calificată), autoritățile fiscale pot respinge valabilitatea acestuia.

Este important să respectați:

• formatele aprobate de SFS;
• utilizarea exclusivă a semnăturilor electronice calificate (MSign);
• păstrarea documentelor electronice pentru o perioadă de minimum 10 ani.

Concluzie:
Riscurile documentelor electronice nu sunt critice dacă sistemul este configurat corect. Cu protecție adecvată, copii de rezervă și instruirea personalului, DEO devine un instrument sigur și eficient pentru afaceri.

👉 Specialiștii Intelcont vă pot ajuta să auditați sistemul contabil și să implementați un sistem de documente electronice sigur, conform legislației Republicii Moldova.

Cum să implementați documentele electronice în companie: plan pas cu pas

Trecerea la documente electronice (DEO) nu înseamnă doar instalarea unui program. Este un proces complex care implică pregătirea, configurarea și instruirea personalului. Pentru ca implementarea să decurgă fără erori, urmați pașii de mai jos.

Pasul 1. Evaluați gradul de pregătire al companiei

Înainte de a trece la DEO, analizați cât de pregătită este compania dvs. pentru digitalizare. Verificați dacă:

• angajații responsabili dețin semnături electronice (MSign) și acces la eFactura;
• utilizați un software contabil modern, compatibil cu schimbul electronic de documente;
• fluxul intern de aprobare este clar stabilit (cine creează, cine semnează, cine aprobă).

💡 Dacă lipsesc anumite instrumente — nu este o problemă. Le puteți obține cu ajutorul specialiștilor Intelcont, care vă pot conecta și configura eFactura, MSign și arhiva electronică.

Pasul 2. Alegeți sistemul potrivit pentru DEO

Pe piața din Moldova există soluții guvernamentale și private:

• eFactura — pentru schimbul de facturi electronice cu partenerii și Serviciul Fiscal de Stat (SFS);

Sfat: dacă sunteți o mică afacere, începeți cu un sistem simplu, cu șabloane automate și opțiune de export al rapoartelor pentru SFS.

Pasul 3. Stabiliți rolurile și drepturile de acces

Este esențial să definiți responsabilitățile fiecărui angajat:

• crearea documentului (manager sau contabil);
• verificarea și semnarea (director);
• trimiterea și arhivarea (contabil sau administratorul sistemului).

Această structură previne confuziile și asigură controlul asupra procesului. Utilizați restricții de acces bazate pe roluri — o măsură suplimentară de securitate.

Pasul 4. Instruirea angajaților

Chiar și cel mai performant sistem nu va fi eficient dacă utilizatorii nu știu să-l folosească. Organizați un training intern scurt despre:

• crearea și semnarea documentelor prin MSign;
• utilizarea platformei eFactura;
• arhivarea și backup-ul documentelor;
• regulile privind valoarea juridică a documentelor electronice.

Specialiștii Intelcont oferă sesiuni de instruire pentru contabili și administratori, ajutându-i să evite erorile încă de la început.

Pasul 5. Testați procesul pe câteva documente

Nu implementați DEO pentru toate documentele dintr-o dată. Începeți cu 2–3 tipuri — de exemplu, facturi, acte de lucrări executate și contracte cu furnizorii. Exersați procesul complet, de la creare până la arhivare.

După testare, puteți extinde sistemul la întreaga contabilitate și alte departamente.

Pasul 6. Configurați automatizările și integrările

Pentru ca DEO să economisească timp, activați procesele automate:

• integrarea cu băncile pentru descărcarea automată a plăților;
• conectarea directă cu Serviciul Fiscal de Stat (SFS);
• backup automat în cloud-ul Intelcont sau alt sistem securizat;
• alertare automată privind semnarea, respingerea sau expirarea documentelor.

💡 Sfat: automatizarea poate reduce timpul de procesare și verificare a documentelor cu 50–60%.

Pasul 7. Monitorizați și optimizați procesul

După implementare, analizați periodic eficiența sistemului:

• există întârzieri la semnare?
• utilizatorii respectă regulile interne?
• puteți accelera fluxurile sau adăuga noi șabloane?

DEO este un instrument viu, care trebuie adaptat constant la nevoile companiei.

Concluzie:
Trecerea la documente electronice este un proces gradual. Începeți cu pași mici, implementați treptat, iar în câteva săptămâni contabilitatea dvs. va deveni mai rapidă, transparentă și sigură.

👉 Dacă doriți să implementați DEO fără stres și riscuri juridice, Intelcont vă ajută să configurați eFactura, MSign și să instruiți echipa conform specificului afacerii dvs.

Exemple practice și studii de caz: cum companiile din Moldova implementează documentele electronice

Cea mai bună modalitate de a înțelege cum funcționează documentele electronice (DEO) este să vedem cum le folosesc companiile reale. Mai jos sunt prezentate câteva cazuri concrete din Moldova care arată rezultatele trecerii la contabilitatea digitală.

Cazul 1: Rețea de retail pentru produse de uz casnic

Compania colaborează cu peste 200 de parteneri și emite zilnic zeci de facturi. Înainte de implementarea eFactura, contabilitatea petrecea până la 4 ore zilnic pentru imprimare, semnare și trimiterea documentelor.

După trecerea la eFactura și integrarea cu Intelcont, procesul a fost complet automatizat:

• timpul de procesare a documentelor s-a redus de 5 ori;
• erorile de introducere a datelor au scăzut cu 90%;
• toate documentele sunt arhivate electronic și accesibile online.

💬 Comentariul contabilului: „Înainte, abia aveam timp să beau o cafea — era foarte multă muncă pe hârtie. Acum totul este automat: factura se generează, se semnează cu MSign și ajunge la client în câteva secunde.”

Cazul 2: Companie de consultanță IT

Compania lucrează cu parteneri internaționali și trebuie să transmită documente în format electronic. Înainte, folosea mai multe formate și atașamente de e-mail, ceea ce crea confuzie.

Soluția — implementarea documentelor electronice prin MSign și MPass cu stocare centralizată.

• documentele sunt semnate și schimbate online printr-un canal securizat;
• sistemul notifică automat despre semnare și termenul de valabilitate;
• toate fișierele sunt stocate criptat în cloud-ul Intelcont.

Rezultat — viteza de procesare a documentelor a crescut cu 80%, iar compania este conformă 100% cu cerințele legale din Republica Moldova.

Cazul 3: Întreprindere mică de producție

Înainte de DEO, contabilitatea pierdea lunar până la 10 ore pentru rapoarte și verificarea actelor. În plus, documentele pe hârtie se pierdeau frecvent.

După conectarea la Intelcont și integrarea cu eFactura:

• toate datele se sincronizează automat cu Serviciul Fiscal de Stat (SFS);
• contabilul primește rapoarte automate privind veniturile și cheltuielile;
• managerul poate vizualiza datele financiare în timp real.

💡 Concluzie: chiar și o afacere mică are de câștigat din DEO. Esențial este să alegeți o soluție simplă, care nu necesită intervenție constantă din partea IT-ului.

Rezultatele vorbesc de la sine

Companiile care au implementat documente electronice raportează:

• reducerea timpului de procesare a documentelor cu 50–70%;
• scăderea costurilor administrative cu până la 40%;
• reducerea erorilor de introducere a datelor cu aproape 90%;
• creșterea securității și transparenței proceselor de business.

👉 Doriți ca și compania dvs. să funcționeze la fel de eficient? Intelcont vă ajută să adaptați sistemul de documente electronice la specificul afacerii — de la alegerea soluției potrivite până la integrarea cu fiscul și instruirea personalului.

Cum ajută Intelcont companiile să treacă la documente electronice

Implementarea documentelor electronice (DEO) nu este doar un pas tehnic. Este o decizie strategică ce influențează eficiența, transparența și securitatea juridică a companiei. Pentru o tranziție sigură și fără erori, este important să lucrați cu experți care cunosc legislația și particularitățile contabilității din Republica Moldova.

Compania Intelcont ajută afacerile din Moldova să parcurgă întregul proces de digitalizare contabilă — de la consultanță până la automatizarea completă a fluxului de documente.

1. Consultanță și audit de pregătire

Specialiștii noștri analizează sistemul actual de contabilitate și fluxul documentelor. Identificăm procesele care pot fi digitalizate, documentele ce pot fi semnate electronic și soluțiile potrivite pentru afacerea dvs.

• auditul documentelor și proceselor curente;
• evaluarea compatibilității cu platformele eFactura și MSign;
• recomandări pentru optimizarea contabilității și raportării fiscale.

2. Configurare și implementare DEO „la cheie”

Intelcont se ocupă de toate etapele tehnice ale implementării:

• înregistrarea companiei în eFactura și conectarea la MSign / MPass;
• configurarea schimbului electronic de documente cu partenerii;
• integrarea cu software-ul contabil;
• crearea arhivei electronice și automatizarea raportării către SFS.

După implementare, puteți renunța complet la copiile pe hârtie — toate operațiunile sunt semnate, înregistrate și stocate într-un sistem cloud securizat.

3. Instruirea personalului și asistență continuă

Oferim instruire practică pentru contabili, administratori și manageri privind utilizarea eFactura, MSign și arhivele electronice. Explicăm cum se semnează corect documentele, cum se verifică starea acestora și cum se recuperează în caz de necesitate.

După implementare, Intelcont rămâne alături de dvs. — oferind suport permanent, actualizări și consultanță privind modificările legislative.

4. Securitate și conformitate legală

Toate procesele Intelcont respectă cerințele Legii nr. 77/2023 și Hotărârii Guvernului nr. 563/2023. Garantăm protecția datelor, validitatea juridică a documentelor electronice și conformitatea deplină cu normele fiscale ale Republicii Moldova.

Concluzie:
Trecerea la documente electronice este o investiție în viitorul afacerii dvs. Cu Intelcont, obțineți nu doar un sistem tehnic, ci o contabilitate digitală completă, unde totul funcționează transparent, rapid și sigur.

📩 Dacă aveți întrebări despre implementarea documentelor electronice în contabilitate, contactați specialiștii Intelcont. Vă vom oferi o soluție adaptată afacerii dvs. și cerințelor legale din Republica Moldova.

Concluzie

Documentele electronice nu reprezintă doar o inovație tehnologică. Ele sunt un pas către o contabilitate modernă, transparentă și eficientă, unde fiecare document este creat, semnat și stocat în siguranță — fără hârtii și birocrație.

Moldova avansează constant spre digitalizare, iar afacerile care implementează DEO (Documente Electronice) astăzi vor avea un avantaj competitiv mâine. Procesarea rapidă a facturilor, raportarea automată, securitatea datelor și validitatea juridică devin noul standard al timpului.

💡 Ideea principală:
Documentele electronice nu complică munca contabilului — ele eliberează timp pentru sarcini strategice și oferă proprietarilor de afaceri posibilitatea de a lua decizii bazate pe date exacte, nu pe intuiție.

Dacă doriți ca documentele companiei dvs. să fie digitale, sigure și conforme cu legislația Republicii Moldova, specialiștii Intelcont vă vor ajuta să implementați sistemul de documente electronice la cheie — de la conectarea la eFactura și MSign până la gestionarea completă a contabilității.

Noi ne ocupăm de cifre, ca dvs. să vă concentrați pe dezvoltarea afacerii.