Mai devreme sau mai târziu, fiecare companie se confruntă cu necesitatea de a ține evidența personalului: angajări, concedieri, dosare personale, monitorizarea concediilor și a certificatelor medicale, raportări și multe altele. La prima vedere, pare simplu — ai nevoie de un specialist HR. Dar ce faci când echipa e mică, sarcinile sunt instabile și este greu să găsești un profesionist calificat?
În astfel de cazuri, tot mai multe companii aleg o alternativă — externalizarea serviciilor de resurse umane. Aceasta permite delegarea totală sau parțială a funcțiilor de evidență a personalului către o firmă specializată externă.
În acest articol, vom analiza diferențele dintre un specialist HR intern și outsourcingul HR, avantajele și riscurile fiecărei opțiuni și cum să alegi soluția potrivită pentru compania ta. Informațiile sunt utile atât pentru antreprenori, cât și pentru specialiștii HR.
Ce este un specialist HR intern și externalizarea serviciilor de HR
Specialist HR intern
Un specialist HR intern este un angajat al companiei care lucrează în cadrul organizației și răspunde de întregul ciclu al proceselor de resurse umane. Acesta gestionează dosarele personale ale angajaților, procesează angajările, concedierile, concediile, monitorizează respectarea legislației muncii, elaborează ordine, completează carnetele de muncă și interacționează cu autoritățile.
Acest model este potrivit pentru companiile cu un volum constant de muncă, un personal numeros sau cerințe specifice privind gestionarea internă a resurselor umane.
Avantajele unui specialist HR intern:
- Implicare totală în procesele companiei.
- Acces rapid la informații și angajați.
- Flexibilitate în situații atipice.
- Posibilitatea de a dezvolta cultura organizațională din interior.
Dezavantaje:
- Dependența de o singură persoană (concediu, boală, plecare din funcție).
- Costuri fixe ridicate (salariu, taxe, instruire).
- Cunoștințe limitate — în special în contextul legislației în schimbare rapidă.
Externalizarea serviciilor de HR
Externalizarea înseamnă delegarea funcțiilor de HR unei companii terțe. Aceasta se ocupă de documentație, calculul concediilor, interacțiunea cu autoritățile, raportările și alte procese de resurse umane.
Serviciul este deosebit de relevant pentru întreprinderile mici și mijlocii sau companiile care doresc să reducă costurile și riscurile.
Avantajele externalizării HR:
- Economii la salarii, instruire și spațiu de lucru.
- Eliminarea riscurilor legate de plecarea sau greșelile unui singur specialist.
- Echipă competentă cu cunoștințe actualizate.
- Posibilitatea de a adapta serviciile la nevoile în schimbare.
Dezavantaje:
- Control mai redus asupra proceselor (dacă lipsesc canalele de comunicare bine stabilite).
- Este necesară încredere și un contract clar cu prestatorul.
- Răspunsul poate fi mai lent la urgențe (depinde de nivelul serviciului).
Comparație: Specialist HR intern vs Externalizare servicii HR
Pentru a lua o decizie informată, am adunat într-un singur loc principalii parametri de comparație. Tabelul de mai jos ilustrează clar diferențele dintre aceste două opțiuni.
| Criteriu | Specialist HR intern | Externalizare servicii HR |
|---|---|---|
| Costuri | Salariu fix, taxe, instruire, spațiu de lucru | Plată contractuală (poate fi mai mică pentru volume reduse de muncă) |
| Flexibilitate | Structură rigidă, dificil de scalat rapid | Se adaptează ușor la creșteri sau reduceri de activitate |
| Fiabilitate | Dependență de o singură persoană (boală, concediu) | Echipă de specialiști, înlocuitori disponibili |
| Calitate și expertiză | Limitată la experiența unei singure persoane | Acces la expertiză colectivă și cunoștințe legislative actualizate |
| Viteză de reacție | Interacțiune rapidă în cadrul biroului | Depinde de SLA, poate fi mai lentă fără comunicare eficientă |
| Control | Management direct asupra angajatului | Control prin contract, rapoarte și KPI |
| Responsabilitate pentru erori | Revine companiei | Revine prestatorului prin contract (se pot include penalități) |
| Riscuri juridice | Pot crește din cauza lipsei de cunoștințe | Minimizate prin abordarea profesionistă a prestatorului |
| Confidențialitate | Risc mai mic de scurgeri (angajat intern) | Necesită încredere și NDA (contract clar și bine reglementat) |
| Actualizarea cunoștințelor | Poate rămâne în urmă cu schimbările legislative | Monitorizare permanentă a reglementărilor de către furnizor |
| Potrivit pentru | Companii mari, cu personal stabil și numeros | IMM-uri, startup-uri, companii cu fluctuații de activitate HR |
Avantaje și dezavantaje: analiză detaliată
Specialist HR intern
✅ Avantaje:
- Implicare în procesele interne. Cunoaște echipa, specificul afacerii și cultura organizațională.
- Reacție rapidă. Fiind prezent în birou, poate soluționa prompt situațiile apărute.
- Control direct. Sarcinile pot fi gestionate și prioritizate în timp real.
- Integrare cu alte departamente. Participă la ședințele strategice și poate influența politicile interne.
❌ Dezavantaje:
- Costuri ridicate. Salariu, taxe, echipamente, concedii, formare profesională.
- Dependență de o singură persoană. În caz de demisie sau boală, activitatea poate fi blocată.
- Risc de cunoștințe învechite. Fără formare continuă, pot apărea erori în documentație.
- Supraîncărcare. Adesea, un singur om îndeplinește mai multe roluri, afectând calitatea muncii.
Externalizarea serviciilor de HR
✅ Avantaje:
- Economii de resurse. Nu există cheltuieli cu salariile, formarea sau echipamentele.
- Protecție juridică. Prestatorul este responsabil pentru calitatea serviciilor prin contract.
- Cunoștințe actualizate. Specialiștii urmăresc modificările legislative și acționează rapid.
- Scalabilitate. Serviciile pot fi extinse sau reduse în funcție de nevoi.
- Reducerea riscurilor. Activitatea este realizată de o echipă, ceea ce scade probabilitatea erorilor.
❌ Dezavantaje:
- Control limitat. Nu aveți control direct asupra fiecărei acțiuni a specialistului.
- Riscuri de confidențialitate. Este necesar un NDA și o alegere atentă a partenerului.
- Posibile întârzieri. Fără o comunicare eficientă, pot apărea întârzieri.
- Nu este potrivit pentru procese unice sau atipice. Mai ales acolo unde este necesară integrarea în cultura companiei.
Când să alegi un specialist HR intern și când să externalizezi serviciile de HR
Decizia între un angajat intern și externalizare depinde de obiectivele, dimensiunea și stadiul de dezvoltare al companiei. Nu există un răspuns universal, dar există criterii clare care te pot ghida.
Când este mai avantajos să angajezi un specialist HR intern
- Afacere mare sau în creștere rapidă. Volumul constant de muncă necesită prezența fizică a unui specialist.
- Procese interne complexe. Când sunt multe situații speciale, politici interne sau proceduri corporative.
- Grad ridicat de confidențialitate. De exemplu, în sectorul public sau cu date personale sensibile.
- Integrare în echipă. Când este important ca specialistul HR să participe la cultura organizațională internă.
Când este oportună externalizarea serviciilor de HR
- Întreprinderi mici și mijlocii. Când volumul de muncă nu justifică un angajat dedicat.
- Fluctuații de muncă. De exemplu, variații sezoniere sau proiecte temporare.
- Buget limitat. Externalizarea permite plata doar pentru serviciile efectiv prestate.
- Lipsa competențelor HR în echipă. Furnizorul poate acoperi toate sarcinile — de la concedii la încetări de contract.
- Dorința de a minimiza riscurile. Prestatorul controlează calitatea și își asumă responsabilitatea pentru erori.
Variantă combinată
În multe cazuri, este eficient să combini ambele metode:
- Angajat intern — pentru comunicare internă și supraveghere.
- Externalizare — pentru sarcini tehnice, calcule și raportări.
Un astfel de model hibrid permite economisirea resurselor, menținând totodată controlul și flexibilitatea.
Cum să alegi un furnizor de încredere pentru externalizarea serviciilor de HR
Trecerea la externalizare este un pas important care influențează nu doar confortul angajaților, ci și siguranța juridică a afacerii tale. Iată aspectele esențiale de luat în considerare la alegerea unui furnizor de servicii HR.
1. Reputație și experiență
- Verifică recenziile, studiile de caz și portofoliul companiei.
- Află de câți ani activează în domeniul externalizării HR.
- Asigură-te că are experiență în industria ta sau cu clienți similari.
Sfat: Solicită recomandări sau feedback direct de la clienți existenți.
2. Competența specialiștilor
- Verifică dacă are angajați certificați în HR și juriști specializați în dreptul muncii.
- Află dacă echipa se instruiește periodic și ține pasul cu modificările legislative.
3. Transparența proceselor
- Cere o descriere detaliată a serviciilor incluse în pachet.
- Trebuie precizate termenele, modalitățile de livrare a documentelor, formatele de raportare și canalele de comunicare.
4. Contract și responsabilitate
-
Încheie un contract oficial în care să fie clar definite:
- SLA (nivelul serviciului),
- zonele de responsabilitate,
- clauzele de confidențialitate (NDA),
- sancțiunile pentru greșeli sau întârzieri.
5. Securitatea datelor
- Verifică metodele de stocare a datelor personale și sistemele de protecție folosite de furnizor.
- Asigură-te că respectă GDPR (dacă este cazul) și legislația națională din Moldova.
6. Flexibilitate și scalabilitate
- Un furnizor bun se poate adapta ușor la schimbările în volumul de muncă (creșterea echipei, sezonalitate).
- Întreabă dacă este posibilă ajustarea rapidă a pachetului de servicii.
7. Perioadă de probă
- Furnizorii de încredere oferă un proiect pilot sau o perioadă de testare de 1–2 luni.
- Astfel vei putea evalua ușurința colaborării, nivelul serviciului și acuratețea execuției.
Checklist: cum să faci tranziția către externalizarea serviciilor de HR
Externalizarea nu este doar o schimbare de furnizor, ci o reorganizare a proceselor de business. Pentru o tranziție lină, urmează pașii de mai jos:
Pasul 1. Evaluează situația actuală
- Fă o listă cu toate funcțiile HR realizate intern.
- Evaluează volumul de muncă: câți angajați, ce tipuri de proceduri, cât de frecvente sunt schimbările de personal.
- Identifică punctele slabe și riscurile (ex: supraîncărcare, erori, lipsă de expertiză juridică).
Pasul 2. Definește obiectivele
- Ce vrei să externalizezi: doar administrarea de personal, sau și calculul concediilor, raportări, interacțiunea cu instituțiile?
- Care sunt prioritățile: reducerea costurilor, fiabilitate, minimizarea riscurilor?
- Ce funcții dorești să păstrezi în companie?
Pasul 3. Alege furnizorul
- Aplică criteriile descrise în secțiunea anterioară.
- Organizează un interviu/briefing cu potențialii furnizori.
- Cere o ofertă comercială și un model de contract.
Pasul 4. Semnează contractul
-
Include în contract:
- descrierea detaliată a serviciilor,
- termene de execuție,
- responsabilitatea pentru erori,
- clauze de confidențialitate (NDA),
- SLA și KPI (dacă este cazul).
- Stabilește formatul pentru transmiterea documentelor, raportare și puncte de contact.
Pasul 5. Lansează un proiect pilot
- Începe cu un volum limitat de sarcini sau un departament.
- Monitorizează termenele, precizia, comunicarea.
- Colectează feedback de la angajați și manageri.
Pasul 6. Extinde procesul
- După un pilot de succes, extinde externalizarea și pentru celelalte funcții.
- Reduc treptat sarcinile HR interne (dacă mai există specialist în companie).
Pasul 7. Monitorizează și optimizează
- Efectuează verificări periodice și mini-audituri.
- Identifică problemele și caută soluții de îmbunătățire.
- Automatizează cât mai multe procese (semnături electronice, cloud, etc.).
Întrebări frecvente (FAQ)
Outsourcerul va fi „străin” pentru echipa noastră?
Depinde de modul de colaborare. Furnizorii moderni de servicii HR implementează canale eficiente de comunicare: specialist dedicat, rapoarte periodice, contacte rapide. Dacă procesul este bine organizat, outsourcerul devine parte integrantă a echipei.
Cât de sigură este transmiterea datelor personale unei companii externe?
Înainte de începerea colaborării se semnează un acord de confidențialitate (NDA) și se stabilesc măsuri clare de protecție a datelor. Companiile responsabile utilizează canale criptate și respectă legislația GDPR și cea națională.
Cine este responsabil pentru greșelile în documente?
Dacă există un contract de outsourcing, responsabilitatea pentru corectitudinea documentelor și respectarea termenelor revine furnizorului. Acest lucru trebuie detaliat în contract, inclusiv penalitățile.
Ce facem dacă avem nevoie urgentă de documente sau modificări?
Furnizorii profesioniști lucrează conform SLA-urilor, unde sunt definite timpii de răspuns. De obicei, există linii directe sau specialiști dedicați pentru urgențe.
Putem începe cu un volum redus de servicii?
Da. Multe companii oferă perioade de testare sau outsourcing parțial — de exemplu, doar evidența personalului. Este o metodă bună de a evalua serviciile fără angajamente majore.
Ce implică legislația din Republica Moldova?
Furnizorii care activează în Moldova trebuie să respecte legislația muncii locală. Alegeți parteneri cu experiență pe piața din Moldova și care sunt la curent cu modificările legislative.
Concluzie
Alegerea dintre un specialist HR intern și externalizarea serviciilor de resurse umane nu este doar o chestiune de costuri. Este o decizie strategică ce influențează flexibilitatea, fiabilitatea și rezistența companiei la riscurile de personal.
Un angajat intern înseamnă apropiere de echipă, gestionare rapidă și implicare. Externalizarea aduce expertiză, economie și protecție împotriva factorului uman. Același model poate fi atât un avantaj, cât și o limitare — totul depinde de obiectivele, dimensiunea și resursele companiei tale.
Ce urmează?
- Realizează un audit al proceselor HR actuale.
- Identifică ce funcții pot și merită să fie delegate.
- Contactează Intelcont.md — și testează acest format în practică.
Ai nevoie de consultanță privind externalizarea HR în Moldova?
Compania Intelcont îți oferă o soluție personalizată — de la suport parțial până la gestionarea completă a evidenței personalului.
📞 Contactează-ne — și primești gratuit un audit al proceselor HR.
