Cum să pregătești compania pentru un control fiscal?

Controlul fiscal este întotdeauna o sursă de stres pentru antreprenori, chiar și atunci când compania își ține contabilitatea „ca la carte”. Orice eroare în documente, întârziere în raportări sau neînțelegeri cu partenerii pot duce la amenzi și recalculări de impozite. În unele cazuri — chiar la blocarea conturilor sau răspundere penală.

În Republica Moldova, controlul fiscal devine tot mai sistemic, iar criteriile de selecție a companiilor pentru verificare — tot mai precise. Prin urmare, pregătirea din timp pentru o inspecție fiscală nu este doar o măsură de precauție inteligentă, ci și un element al securității financiare a afacerii.

În acest articol îți vom arăta cum să pregătești corect și etapizat compania pentru un control fiscal: de la audit intern la comportamentul angajaților în timpul vizitei inspectorilor. Vei primi un algoritm clar de acțiuni, un checklist și recomandări utile pentru a trece cu bine orice inspecție.

Control fiscal: definiție, tipuri și bază legală

Ce este un control fiscal?

Controlul fiscal este o formă de supraveghere de stat exercitată de Serviciul Fiscal de Stat al Moldovei pentru a verifica corectitudinea calculării, plății impozitelor și respectării legislației fiscale.

Conform articolului 229 din Codul Fiscal al Republicii Moldova, controlul fiscal poate include:

• analiza rapoartelor contabile și fiscale;
• verificarea documentelor primare;
• analiza activității economice;
• intervievarea angajaților și conducerii.

Este important de înțeles: chiar dacă nu ați primit o notificare oficială, compania dumneavoastră poate fi deja în vizorul autorităților fiscale — pe baza unei analize de risc.

Tipuri de controale fiscale în Moldova

Există mai multe tipuri de controale fiscale:

• Control de birou (cameral)
  Se efectuează fără deplasare la sediul contribuabilului, în baza rapoartelor și datelor furnizate. Exemplu — verificarea declarațiilor TVA și a impozitului pe venit.

• Control fiscal la fața locului
  Cel mai complex tip de verificare. Reprezentanții Fiscului vin la sediul companiei, solicită documente, intervievează angajați și analizează activitatea efectivă.

• Controale planificate și neplanificate
  Controalele planificate sunt programate pe baza criteriilor de risc. Cele neplanificate sunt inițiate ca urmare a sesizărilor, semnalelor de la bănci sau altor instituții, sau neconcordanțelor identificate.

• Control complex
  Include mai multe domenii: impozite, taxe, raportare, operațiuni valutare etc.

Bază legală

Tot ce ține de controlul fiscal este reglementat de:

• Codul Fiscal al Republicii Moldova (în special capitolul 14 și articolele 226–242);
• Regulamentele Serviciului Fiscal de Stat;
• Instrucțiunile și scrisorile Ministerului Finanțelor și SFS.

Fiecare control trebuie să fie efectuat în baza unei notificări oficiale, întocmite conform unei forme stabilite, care să indice clar data, temeiul, perioada, tipul controlului și componența echipei de inspectori.

Etapele pregătirii înainte de primirea notificării de control

Majoritatea companiilor reacționează abia după ce primesc notificarea de control fiscal. Însă aceasta este o greșeală strategică. Pregătirea corectă trebuie făcută din timp — sistematic și fără legătură cu o dată anume. Acest lucru reduce riscurile și întărește stabilitatea financiară a afacerii.

Desfășurarea auditului intern

Primul pas este organizarea unui audit intern. Acesta permite:

• identificarea erorilor în contabilitate și raportare;
• depistarea punctelor slabe — taxe subevaluate, operațiuni netransparente, lacune în documente;
• efectuarea corectărilor înainte de orice presiune externă.

Auditul poate fi efectuat intern sau cu ajutorul consultanților externi. Este important să verificați:

• conformitatea evidenței contabile cu legislația;
• actualitatea datelor din rapoarte;
• documentele justificative pentru cheltuieli și venituri;
• corectitudinea calculului TVA și a impozitului pe venit.

Organizarea documentelor

Una dintre cauzele principale ale sancțiunilor este lipsa sau păstrarea incorectă a documentelor. Puneți în ordine:

• contractele cu partenerii (inclusiv cele vechi);
• facturi, acte de prestare servicii, avize de însoțire a mărfii;
• documente de casierie, rapoarte salariale, rapoarte de avans;
• procese-verbale, procuri, ordine interne.

Asigurați-vă că toate documentele sunt semnate, legate (dacă este cazul), organizate logic (fizic și/sau digital) și accesibile la nevoie.

Corectarea greșelilor și neconcordanțelor

Dacă în urma auditului sunt depistate erori — acționați imediat:

• depuneți declarații rectificative;
• efectuați plăți suplimentare, dacă este necesar;
• elaborați note explicative și înregistrați acțiunile întreprinse;
• consultați un avocat, dacă este necesar.

Corectarea voluntară și rapidă a greșelilor reduce semnificativ riscul de sancțiuni.

Elaborarea unei politici de documente

Implementați un sistem standardizat de gestionare a documentelor:

• șabloane de contracte și acte;
• proceduri de aprobare a documentelor;
• reguli de păstrare și transmitere către contabilitate.

Aceasta este esențială mai ales pentru companiile cu mai multe departamente sau filiale.

Instruirea angajaților

Adesea, controalele eșuează din cauza nepregătirii personalului. Asigurați-vă că aveți:

• instrucțiuni privind interacțiunea cu autoritățile fiscale;
• scenarii de comportament în cazul vizitei unui inspector;
• lista persoanelor responsabile.

O atenție deosebită trebuie acordată: contabilității, directorului, office managerului și echipei de vânzări.

Acțiuni după primirea notificării de control fiscal

Primirea notificării de la Serviciul Fiscal nu este un motiv de panică, ci un semnal pentru acțiuni clare. Greșelile în acest moment pot fi costisitoare, dar dacă v-ați pregătit din timp (vezi secțiunea anterioară), sunteți într-o poziție favorabilă.

Verificarea legalității notificării

Înainte de a începe pregătirea documentelor, asigurați-vă că notificarea corespunde cerințelor legale. Verificați dacă:

• conține data, numărul și ștampila autorității fiscale;
• este indicat tipul controlului (de birou, la fața locului etc.);
• este specificată perioada ce urmează a fi verificată;
• sunt indicate temeiurile controlului (planificat/neplanificat, plângere, analiză de risc);
• este menționată componența comisiei — nume, funcții, date de contact.

Dacă ceva este incorect sau ridică semne de întrebare — consultați un avocat. Unele notificări pot conține erori și pot fi contestate sau amânate.

Numirea unei persoane responsabile

Trebuie stabilit clar cine va:

• comunica cu inspectorii fiscali;
• colecta și transmite documentele;
• ține evidența discuțiilor;
• urmări termenele și acțiunile întreprinse.

De obicei, este contabilul sau directorul financiar, dar poate fi și un angajat desemnat (cu procură). Important este să cunoască bine procesele interne și să poată discuta argumentat.

Important: doar o singură persoană trebuie să reprezinte compania în fața fiscului. Ceilalți angajați trebuie să direcționeze inspectorii către această persoană.

Pregătirea pentru prima vizită

Asigurați-vă că la începutul controlului:

• spațiul de lucru pentru inspectori este pregătit (masă, scaune, prize, apă);
• sunt pregătite documentele-cheie care vor fi solicitate (statut, evidență contabilă, declarații, registrul de casă, contracte, facturi etc.);
• angajații au fost instruiți — ce să spună, cum să se comporte, ce să evite.

De asemenea, pregătiți registrul de evidență a controalelor — inspectorul este obligat să înregistreze vizita în acest document.

Pe parcursul controlului: cum să acționați corect

Atunci când inspectorii sunt deja în birou, este esențial să acționați calm și conform procedurii. Comportamentul angajaților, calitatea comunicării și modul de gestionare a documentelor influențează nu doar rezultatul controlului curent, ci și probabilitatea unor controale viitoare.

Comunicarea cu inspectorul fiscal

Reguli de comunicare:

• Politicos, oficial, fără informații suplimentare inutile.
• Toate întrebările se adresează prin persoana responsabilă desemnată.
• Evitați discuțiile pe canale neoficiale (telefon, mesaje).
• Toate acțiunile inspectorului trebuie documentate în scris — în registrul controalelor și în procesele-verbale interne.

Inspectorul este reprezentant al autorității, dar acțiunile sale sunt reglementate de lege. Scopul dvs. este să cooperați, dar să protejați interesele companiei.

Furnizarea documentelor

• Oferiți doar documentele solicitate oficial.
• Cereți toate solicitările în formă scrisă (sau notați solicitările verbale în proces-verbal).
• Aplicați ştampila de primire pe copia fiecărei solicitări.
• Nu permiteți scoaterea originalelor fără documentație oficială.

Dacă un document lipsește temporar sau este în arhivă, redactați o notă explicativă și indicați termenul de prezentare.

Supravegherea acțiunilor inspectorului

Asigurați-vă că inspectorul respectă regulamentul:

• nu are voie să acceseze calculatoarele personale ale angajaților;
• nu poate cere informații ce nu țin de obiectul controlului;
• nu poate ridica documente fără o hotărâre oficială.

În caz de abateri — notați-le în proces-verbal și (dacă e necesar) chemați un avocat.

Documentarea și înregistrarea încălcărilor

Toate acțiunile inspectorului, în special cele discutabile, trebuie înregistrate:

• țineți un jurnal intern de evenimente (dată, oră, cine, ce, de ce);
• faceți copii ale tuturor documentelor transmise;
• notați momentele tensionate: presiuni, comportament neetic, amenințări verbale — într-un fișier separat.

Aceste note pot fi utile pentru a contesta rezultatul controlului sau în instanță.

După control: ce trebuie făcut mai departe

După finalizarea controlului, inspectorii întocmesc procesul-verbal al controlului fiscal — document oficial ce conține neregulile depistate, calculul sumelor suplimentare, recomandări și concluzii. În baza acestuia pot fi aplicate amenzi și alte măsuri administrative.

Primirea și analiza procesului-verbal

După finalizarea controlului, trebuie să primiți:

• procesul-verbal al controlului fiscal;
• documentele și calculele anexate;
• procese-verbale suplimentare, dacă au fost întocmite în timpul vizitei.

Ce trebuie făcut:

• analizați atent fiecare punct — mai ales cifrele;
• comparați cu evidența contabilă internă;
• consultați-vă cu contabilul, avocatul sau un consultant fiscal extern;
• verificați dacă nu au fost depășite competențele (controlul doar pe perioada și obiectul indicate).

Pregătirea contestațiilor

Dacă nu sunteți de acord cu concluziile — aveți dreptul să depuneți o contestație scrisă. În acest document:

• specificați cu ce anume nu sunteți de acord (puncte, sume, concluzii);
• anexați argumente și documente justificative;
• puteți propune un calcul corectat, dacă s-a comis o eroare.

Termenul de depunere — 10 zile lucrătoare din momentul primirii actului (conform Codului Fiscal al Republicii Moldova).

Contestațiile se depun la organul fiscal care a efectuat controlul și trebuie înregistrate oficial.

Corectarea și remedierea benevolă a neregulilor

Dacă s-au depistat nereguli reale — e mai bine să le remediați rapid:

• depuneți o declarație fiscală rectificativă;
• achitați diferențele de impozite;
• corectați sau reîntocmiți documentele;
• emiteți ordine interne, note explicative și alte acte justificative.

Aceasta poate reduce considerabil sancțiunile și arată buna-credință a companiei.

Contestarea rezultatelor controlului

Dacă fiscul respinge contestația dvs. — aveți dreptul să apelați:

• la organul fiscal superior;
• în instanță — administrativă sau economică, în funcție de caz.

Termenul — 30 de zile calendaristice din data deciziei sau refuzului.

Trebuie pregătite:

• copia procesului-verbal;
• contestația dvs.;
• probe care susțin dezacordul;
• argumentare juridică.

Este recomandat să lucrați cu un avocat specializat în litigii fiscale.

Ce urmează: prevenție

Fiecare control este o lecție. Implementați în companie:

• un plan de audit intern regulat;
• un sistem de monitorizare și corectare a abaterilor;
• modele de răspuns și comportament pentru controale viitoare;
• consultații periodice cu consultanți fiscali.

Checklist: Este compania dvs. pregătită pentru un control fiscal?

Faceți acest test rapid și aflați cât de bine sunteți protejat în caz de vizită a inspectorilor fiscali.

Dacă ați răspuns „Nu” la cel puțin 2–3 întrebări — e momentul potrivit să începeți pregătirea chiar acum.

Concluzie

Controlul fiscal nu este o sentință, ci o etapă obișnuită în viața oricărei companii. Important este să nu acționați în panică, ci să vă pregătiți sistematic din timp. Cu cât nivelul de disciplină internă și transparență este mai ridicat, cu atât riscurile și consecințele sunt mai mici.

Pregătirea pentru un control fiscal nu este o acțiune unică, ci o parte din cultura de management a afacerii.

Dacă doriți să efectuați un audit intern, să minimizați riscurile sau să beneficiați de asistență în timpul controlului — echipa Intelcont este gata să vă ajute. Vorbim aceeași limbă cu autoritățile fiscale, apărăm interesele afacerii și acționăm strict în conformitate cu legea.

Solicitați o consultație sau un audit chiar astăzi — este mult mai ieftin decât amenzile și pierderile.

Dacă doriți ca contabilitatea să funcționeze perfect — pur și simplu încredințați-ne nouă.