Startup-urile au nevoie mai mult ca oricând de un sistem financiar clar și eficient încă de la început. Cum alegi un contabil care nu doar întocmește rapoarte, ci te și ajută să crești? În acest articol afli de ce ai nevoie de un contabil în faza incipientă, ce greșeli fac frecvent antreprenorii la început de drum și cum găsești un specialist care să devină parte din echipa ta de dezvoltare.
De ce are nevoie un startup de contabil chiar de la început?
Mulți fondatori de startup amână organizarea contabilității, crezând că, dacă nu există profit, nu sunt nici probleme. Însă tocmai la început este esențial să construiești o bază financiară solidă. Un contabil te ajută să:
- alegi regimul fiscal potrivit;
- pregătești corect documentele de înregistrare a afacerii;
- eviți amenzi și sancțiuni;
- controlezi fluxul de numerar și optimizezi cheltuielile;
- pregătești rapoarte pentru investitori și programe de granturi.
Un contabil profesionist nu este doar despre „hârtii”, ci despre planificare strategică și creștere.
Greșelile frecvente ale startup-urilor în contabilitate: ce să eviți
Greșelile în evidența contabilă pot costa un startup nu doar bani, ci și reputație. Iată cele mai frecvente erori pe care ar trebui să le eviți:
1. Lipsa unei evidențe sistematice din prima zi
Mulți antreprenori începători folosesc caiete sau Excel în loc de programe specializate. Rezultatul? Date pierdute și dezorganizare.
2. Ignorarea obligațiilor fiscale
Neîndeplinirea la timp a declarațiilor sau plăților fiscale poate atrage amenzi și probleme cu autoritățile fiscale.
3. Alegerea greșită a regimului fiscal
Startup-urile optează adesea pentru un regim fiscal nefavorabil fără consultanță specializată.
4. Lipsa planificării financiare
Fără un buget și o proiecție a fluxului de numerar, startup-ul poate cheltui rapid investițiile fără rezultate concrete.
5. Contabilitate făcută pe cont propriu, fără experiență
Încercarea de a economisi bani poate duce la erori costisitoare și oportunități ratate.
Un contabil bun poate preveni aceste greșeli și îți poate economisi timp, bani și stres.
Contabil extern sau angajat intern: ce alegere e mai bună?
Când aleg forma de colaborare, startup-urile trebuie să țină cont atât de buget, cât și de flexibilitatea afacerii. Atât externalizarea, cât și angajarea unui contabil intern au avantaje și dezavantaje.
Avantajele externalizării pentru startup-uri
- Economii de resurse: plătești doar pentru volumul de muncă necesar, fără cheltuieli pentru taxe, concedii sau echipamente.
- Acces la o echipă de specialiști: în loc de un singur contabil, beneficiezi de o echipă cu experiență diversificată.
- Flexibilitate: poți scala serviciile în funcție de etapa de dezvoltare a startup-ului.
- Riscuri reduse: firmele de contabilitate își asumă adesea responsabilitatea pentru eventualele erori.
Când merită să angajezi un contabil intern
- Dacă ai un flux constant de operațiuni și activezi într-un domeniu strict reglementat (precum fintech sau sănătate).
- Când ai nevoie de consultanță regulată și implicare strategică – de exemplu, pentru bugetare, rapoarte pentru investitori sau modelare financiară.
- Dacă e necesară confidențialitate totală și control deplin asupra proceselor interne.
Concluzie: la începutul drumului, externalizarea este de obicei cea mai bună alegere. Pe măsură ce afacerea crește, poți lua în calcul un contabil angajat.
5 criterii pentru alegerea unui contabil pentru startup-ul tău
Alegerea corectă a contabilului este o investiție în stabilitatea și creșterea afacerii. Mai jos sunt criteriile esențiale de care trebuie să ții cont.
1. Experiență cu companii mici și afaceri la început de drum
Verifică dacă specialistul a lucrat cu startup-uri. Un astfel de contabil înțelege ce rapoarte sunt esențiale la început, cum să structureze cheltuielile și să comunice cu investitorii.
2. Cunoașterea legislației locale
Este crucial mai ales în Republica Moldova, unde sistemul fiscal și juridic are particularități. Contabilul trebuie să fie la curent cu modificările legale și să le aplice corect.
3. Utilizarea serviciilor online moderne
Platforme precum 1C, CRM-uri cloud și instrumente de gestionare a documentelor sunt esențiale pentru munca eficientă de la distanță.
4. Înțelegerea specificului unui startup
Fluxuri financiare, investiții, granturi, vânzări pilot și adaptări rapide — contabilul trebuie să înțeleagă modelul de afaceri, nu doar să înregistreze tranzacții.
5. Sistem de plată transparent
Tarife clare, fără costuri ascunse și posibilitatea de ajustare a serviciilor — exact ce are nevoie un startup care își gestionează atent bugetul.
Exemple de colaborare de succes între startup-uri și contabili
Istoriile reale ajută la înțelegerea impactului pe care un contabil calificat îl poate avea asupra dezvoltării unei afaceri. Iată câteva scenarii tipice:
Exemplul 1: Startup IT în faza MVP
Compania lansa o versiune pilot a produsului și a obținut prima finanțare de tip business angel. Datorită unui contabil externalizat, au reușit să deschidă rapid un cont bancar, să creeze un model financiar pentru investitori și să evite penalizări pentru întârzierea raportărilor.
Exemplul 2: Serviciu online de livrare a mâncării
După o creștere rapidă în primul trimestru, startup-ul s-a confruntat cu haos în documente și lipsuri în fluxul de numerar. Implicarea unui contabil a ajutat la sistematizarea evidenței, automatizarea plăților și pregătirea rapoartelor pentru următoarea rundă de investiții.
Exemplul 3: Startup agricol cu finanțare din granturi
Echipa a câștigat sprijinul unui program internațional și trebuia să raporteze fiecare euro cheltuit. Contabilul externalizat a întocmit rapoartele conform cerințelor donatorului și a asistat auditul.
Cum comanzi servicii contabile pentru un startup în Moldova
Alegerea și contractarea unui contabil în Moldova poate fi simplificată dacă știi de unde să începi. Iată pașii principali:
Ce documente trebuie pregătite
Pentru colaborarea cu o firmă contabilă sau un freelancer, vei avea nevoie de:
- documentele de înregistrare ale companiei (certificat, statut);
- extras din registrul de stat;
- informații despre regimul fiscal;
- lista angajaților (dacă există);
- acces la banca online și la sistemele contabile (dacă sunt deja utilizate).
Cât costă în 2025
Costul serviciilor variază în funcție de tipul colaborării și volumul operațiunilor.
Multe companii contabile oferă pachete dedicate startup-urilor, care includ nu doar evidența contabilă, ci și sprijin la înregistrare, setarea impozitelor și depunerea declarațiilor online.
Verifică dacă ești pregătit să colaborezi cu un contabil: checklist pentru startup-uri
Înainte de a semna un contract, asigură-te că înțelegi responsabilitățile și că ești pregătit pentru colaborare. Iată un checklist scurt:
- Ai o entitate juridică înregistrată sau ești în proces de înregistrare.
- Ai ales un regim fiscal potrivit.
- Înțelegi ce documente și rapoarte sunt cerute de legislația din Moldova.
- Ai o imagine clară a fluxului de numerar și a tranzacțiilor anticipate.
- Ești dispus să delegi sarcini și să oferi acces la informațiile necesare.
- Ai un buget, chiar și minim, pentru servicii contabile.
- Vezi contabilul ca parte din echipa ta, nu doar ca un executant.
Dacă ai bifat cel puțin 5 din 7 puncte — ești pregătit să colaborezi cu un contabil profesionist.
Ai nevoie de ajutor? Primește o consultație gratuită de la Intelcont!
Cauți un contabil pentru startup-ul tău și nu știi de unde să începi? Specialiștii Intelcont te pot ajuta să:
- alegi regimul fiscal potrivit;
- înțelegi ce rapoarte și termene sunt relevante pentru afacerea ta;
- implementezi un sistem de evidență și automatizezi procesele repetitive.
Lucrăm cu startup-uri din toată Moldova, oferim tarife transparente și soluții personalizate. Trimite o solicitare — și beneficiezi de consultanță gratuită!
