Alegerea unei firme de contabilitate este una dintre cele mai importante decizii pentru orice afacere. O greșeală în această etapă poate costa amenzi, timp pierdut și afectarea reputației. Este deosebit de importantă pentru antreprenorii începători, întreprinderile individuale, startup-uri și firmele mici, unde fiecare leu și decizie contează. În acest articol vei învăța cum să abordezi alegerea strategic, ce criterii să iei în considerare și cum să eviți greșelile costisitoare.
Obiectivele și rolurile contabilității
Contabilitatea nu este doar înregistrarea tranzacțiilor, ci un instrument care asigură stabilitatea financiară și respectarea legală a activității. Înainte de a alege un furnizor de servicii, este important să știi ce aștepți de la colaborare:
- Evidența contabilă: înregistrarea corectă și la timp a tuturor operațiunilor, pregătirea documentelor primare, respectarea cerințelor legale fiscale și contabile.
- Întocmirea și depunerea rapoartelor: depunerea la timp a declarațiilor fiscale și statistice, în conformitate cu forma juridică și regimul fiscal al companiei.
- Consultanță fiscală: optimizarea legală a sarcinii fiscale, consultanță privind impozitele și planificarea plăților și avansurilor.
- Contabilitate de personal și salarii: angajarea personalului, întocmirea contractelor, calculul salariilor, contribuțiilor și concediilor, relația cu autoritățile de asigurări sociale.
Factori de luat în considerare
Alegerea corectă a unei firme de contabilitate începe cu evaluarea factorilor esențiali care influențează direct calitatea și fiabilitatea serviciilor oferite. Iată cei mai importanți:
-
Transparența tarifelor și a pachetelor de servicii
O firmă de încredere oferă pachete de servicii clar structurate, cu prețuri fixe. Astfel se evită surprizele neplăcute, cum ar fi taxele ascunse, și permite planificarea eficientă a bugetului. Exemplu: calculatorul interactiv de prețuri de pe intelcont.md, care îți arată imediat cât te costă serviciile de contabilitate. -
Reputație și experiență pe piață
Verifică vechimea firmei, portofoliul de clienți, studiile de caz, recenziile și recomandările. O firmă de contabilitate serioasă înseamnă nu doar o licență, ci și experiență practică, mai ales în domeniul tău. -
Specialiști calificați și soluții digitale
Contează nu doar experiența contabilului principal, ci și utilizarea unor sisteme moderne de contabilitate, canale securizate de transmitere a documentelor și gestionare electronică. Tehnologiile moderne sporesc eficiența și acuratețea muncii. -
Specializare în nișa ta de activitate
A ține contabilitatea pentru un magazin de retail e diferit față de o companie IT sau logistică. Verifică dacă firma are experiență în domeniul tău — cunoașterea detaliilor reduce riscurile fiscale și optimizează procesele.
Ce include pachetul de bază
Este esențial să înțelegi clar ce servicii primești pentru taxa lunară plătită. În general, un pachet standard de contabilitate include următoarele:
-
Contabilitate primară
Înregistrarea documentelor primare, procesarea tranzacțiilor, întocmirea rapoartelor financiare, jurnalelor și registrului general. -
Calcul și depunere declarații fiscale
Pregătirea și transmiterea la timp a tuturor declarațiilor necesare către autoritățile fiscale și statistice: TVA, impozit pe venit, contribuții sociale și altele. -
Gestionarea resurselor umane și a salariilor
Calculul salariilor, concediilor medicale și de odihnă, gestionarea documentației de personal — foarte important pentru companiile cu angajați. -
Consultanță fiscală și contabilă
Consultațiile lunare sunt incluse în pachet, oferind suport fără costuri suplimentare. -
Reprezentare în fața autorităților fiscale
În cazul controalelor sau solicitărilor din partea autorităților, firma de contabilitate se ocupă de comunicare și apărarea intereselor tale. -
Calculator online pentru estimarea costului
Exemplu: folosește calculatorul de pe intelcont.md pentru a estima costul serviciilor în mai puțin de un minut — introdu tipul de firmă, volumul tranzacțiilor și regimul fiscal.
Pachetul de bază poate fi extins în funcție de nevoile afacerii tale — contabilitate managerială, analiză financiară, sprijin pentru credite sau audit extern.
Outsourcing vs Contabil angajat intern
Una dintre întrebările esențiale pentru antreprenori este dacă să angajeze un contabil intern sau să externalizeze serviciile contabile. Ambele opțiuni au avantaje și dezavantaje, dar pentru IMM-uri, outsourcing-ul este adesea alegerea mai eficientă.
Avantajele outsourcing-ului:
-
Echipă în loc de o singură persoană
Afacerii tale i se alocă o echipă de specialiști, fiecare responsabil pe domeniul său — de la raportare la consultanță. Astfel, se reduc riscurile erorilor umane. -
Reducerea costurilor
Nu mai trebuie să plătești taxe salariale, concedii sau să amenajezi un birou. Toate serviciile sunt oferite la distanță, cu un tarif fix și previzibil. -
Flexibilitate în extindere
Dacă volumul de operațiuni crește sau se schimbă regimul fiscal, firma de contabilitate poate ajusta rapid pachetul de servicii. -
Tehnologie și automatizare
Firmele moderne folosesc sisteme cloud, transmitere securizată a documentelor și acces online la rapoarte — sigur și convenabil.
Când ai nevoie de un contabil angajat:
- În companii mari, cu volum mare de operațiuni, unde este necesară prezența fizică constantă.
- În afaceri care necesită control zilnic al caselor de marcat și al stocurilor.
În toate celelalte cazuri — mai ales la început — outsourcing-ul oferă servicii de calitate la costuri rezonabile, fără birocrație inutilă.
Întrebări esențiale pentru a evalua competența
Înainte de a semna un contract, este important să adresezi firmei de contabilitate întrebări clare. Acest lucru te ajută să eviți neînțelegerile și să evaluezi corect calitatea serviciilor. Iată ce ar trebui să clarifici:
-
Câte operațiuni sunt incluse în tarif?
Unele firme impun un număr limitat de înregistrări. Întreabă cum gestionează situațiile în care volumul de tranzacții crește. -
Cine va gestiona efectiv contabilitatea ta?
Vei avea un contabil dedicat sau sarcinile vor fi distribuite între membrii echipei? Prezența unui responsabil desemnat este un mare avantaj. -
Ce canale de comunicare se folosesc și cât de rapid se răspunde?
E-mail, aplicații de mesagerie, portal dedicat? Este esențial ca răspunsurile să fie rapide și constante. -
Firma își asumă responsabilitate legală?
Asigură-te că există un contract clar, cu responsabilități, termene de raportare și reguli de colaborare. Un SLA (Acord de Nivel al Serviciului) este un semn al profesionalismului. -
Au experiență cu afaceri din domeniul tău?
Dacă firma are deja clienți similari, riscul de erori scade, iar procesul de lucru devine mai eficient.
Aceste întrebări te vor ajuta să evaluezi atât competența contabililor, cât și calitatea serviciului oferit.
Verificare practică: Ce să analizezi
Chiar dacă firma de contabilitate face o primă impresie bună, nu te grăbi să semnezi contractul. Alocă timp pentru un mic „fact-check” — te poate scuti de greșeli și pierderi.
Ce merită verificat:
-
Recenziile clienților
Verifică recenzii reale pe platforme independente, forumuri și rețele sociale. Acordă atenție nu doar notelor, ci și detaliilor: cum sunt gestionate situațiile dificile, cât de prompt răspunde firma la solicitări. -
Studii de caz și portofoliu
O firmă serioasă va împărtăși cu plăcere exemple de proiecte (fără a divulga date confidențiale): refacerea contabilității, pregătirea pentru controale, optimizare fiscală etc. -
Transparența contractului și condițiilor
Verifică dacă toate aspectele esențiale sunt menționate în contract: termenele de raportare, volumul serviciilor, garanțiile, modalitatea de reziliere. Evită înțelegerile verbale — totul trebuie stipulat în scris. -
Prezența online și infrastructura digitală
O firmă modernă nu înseamnă doar oameni, ci și procese: cont personal, schimb securizat de documente, actualizări regulate. Analizează cum este organizată comunicarea online și suportul tehnic.
Cum să începi colaborarea
După ce ai ales firma de contabilitate, este important să organizezi corect începutul colaborării. Iată un ghid pas cu pas care simplifică procesul și previne întârzierile.
Pasul 1. Folosește calculatorul de preț
Pe site-ul intelcont.md ai la dispoziție un calculator online cu ajutorul căruia poți estima în mai puțin de un minut costul serviciilor contabile pentru afacerea ta — fie că ești PFA, SRL sau ai un regim fiscal specific.
Pasul 2. Solicită o consultație gratuită
Un specialist va clarifica detaliile: starea actuală a evidenței contabile, forma juridică, dacă ai angajați și ce documente trebuie transmise. Serviciul este gratuit și fără obligații.
Pasul 3. Semnează contractul
După stabilirea condițiilor, se semnează un contract transparent cu toate serviciile, termenele și responsabilitățile incluse. Accesul la sistem și formarea bazei contabile se face rapid și simplu.
Pasul 4. Primește contabilul tău dedicat
După semnarea contractului, îți este atribuit un contabil personal sau o echipă. Comunicare prin e-mail, Telegram sau platforma dedicată — rapid și sigur.
Concluzie
Alegerea unei firme de contabilitate de încredere este o decizie strategică. Un partener profesionist nu doar „depune rapoarte”, ci construiește un sistem financiar clar, legal și eficient pentru compania ta.
Nu economisi pe expertiză: o contabilitate bună este o investiție în liniștea ta, protecția față de sancțiuni și dezvoltarea durabilă a afacerii.
