5 greșeli tipice ale antreprenorilor în contabilitate

Contabilitatea nu înseamnă doar calcule și cifre — este o bază esențială pentru sănătatea financiară a afacerii dumneavoastră. Cu toate acestea, chiar și antreprenorii cu experiență fac adesea greșeli care pot duce la amenzi, pierderi financiare și pierderea încrederii partenerilor. Conform studiilor, peste 60% dintre amenzile din Moldova sunt legate de erori în evidența contabilă.

În acest articol, vom analiza 5 greșeli tipice pe care le fac antreprenorii din Moldova în contabilitate și vom oferi sfaturi practice pentru a le evita. Citiți până la final — și veți afla cum să preveniți aceste probleme!

Eroarea nr. 1: Lipsa sau întocmirea incorectă a documentelor primare

Documentele primare reprezintă baza oricărei evidențe contabile. Ele consemnează fiecare operațiune economică a companiei: fie că este vorba de achiziții de bunuri, prestări de servicii sau încasări. Conform legislației din Moldova, aceste documente trebuie să conțină detalii obligatorii: data, descrierea operațiunii, suma, semnăturile persoanelor responsabile și alte informații necesare.

Însă, în practică, antreprenorii adesea:

• pierd documentele;
• le întocmesc greșit (lipsesc semnăturile sau ștampilele);
• folosesc documente neconfirmate.

📜 Fapt:
„Documentele care nu conțin toate detaliile obligatorii nu sunt considerate documente primare și nu pot fi utilizate pentru evidența cheltuielilor” (Legea nr. 287/2017, art. 6).

💡 Sfat:

Verificați întotdeauna corectitudinea întocmirii documentelor. Folosiți un checklist cu toate detaliile obligatorii și păstrați documentele în ordine — acest lucru vă va ajuta să evitați problemele la controalele fiscale.

Eroarea nr. 2: Aplicarea incorectă a ratelor de amortizare

Amortizarea reprezintă repartizarea sistematică a costului imobilizărilor corporale pe durata de utilizare. În Moldova, conform SNC 3 „Imobilizări corporale”, companiile pot folosi mai multe metode de amortizare: liniară, sold descrescător sau pe baza producției.

Antreprenorii fac adesea următoarele greșeli:

• aplică rate de amortizare incorecte;
• nu actualizează politica contabilă atunci când achiziționează noi active;
• folosesc metode de amortizare care nu sunt prevăzute de lege.

Acest lucru poate duce la supraevaluarea sau subevaluarea cheltuielilor, ceea ce atrage ajustări fiscale și amenzi.

📜 Fapt:
„Ratele de amortizare trebuie să corespundă cerințelor legale și politicii contabile a companiei” (SNC 3 „Imobilizări corporale”).

💡 Sfat:

Înainte de a calcula amortizarea, verificați ce rate se aplică echipamentului dumneavoastră. Actualizați politica contabilă atunci când introduceți noi active — acest lucru vă va ajuta să evitați litigiile fiscale și amenzile.

Eroarea nr. 3: Lipsa de corelare între contabilitate și evidența fiscală

Mulți antreprenori țin contabilitatea și evidența fiscală separat, uitând că datele din aceste două registre trebuie să fie corelate. De exemplu, o cheltuială poate fi recunoscută în contabilitate, dar să nu aibă confirmare fiscală — ceea ce înseamnă că nu poate fi dedusă la calcularea impozitului pe venit.

Aceste discrepanțe duc la consecințe neplăcute:

• baza impozabilă poate fi calculată incorect;
• în timpul controalelor, autoritățile fiscale pot descoperi erori și recalcula impozitele cu penalități și amenzi;
• denaturarea raportărilor financiare în ansamblu.

📜 Fapt:
„Toate cheltuielile trebuie să fie confirmate documentar și să respecte legislația; altfel, nu sunt deductibile fiscal” (Codul Fiscal al RM, art. 24).

💡 Sfat:

Verificați periodic corelarea între contabilitate și evidența fiscală. Țineți-le în paralel și într-un sistem unificat — acest lucru vă va ajuta să reduceți riscul de erori și neînțelegeri cu autoritățile fiscale.

Eroarea nr. 4: Tranziția incorectă de la SNC la IFRS

Pentru anumite companii din Moldova (de exemplu, entități de interes public: bănci, companii de asigurări, întreprinderi mari), aplicarea Standardelor Internaționale de Raportare Financiară (IFRS) este obligatorie. Greșelile în tranziția de la SNC la IFRS pot avea consecințe serioase:

• denaturarea raportărilor financiare;
• evaluarea incorectă a activelor și datoriilor;
• pierdere de încredere din partea investitorilor și partenerilor;
• amenzi din partea autorităților de reglementare.

Antreprenorii adesea:

• nu efectuează o inventariere corectă în timpul tranziției;
• nu revizuiesc politica contabilă;
• nu includ toate ajustările (de exemplu, reevaluarea activelor).

📜 Fapt:
„La tranziția la IFRS, este necesar să se dezvăluie toate ajustările care influențează situația financiară a companiei” (IFRS 1 „Prima aplicare a IFRS”).

💡 Sfat:

Planificați din timp tranziția de la SNC la IFRS. Efectuați o inventariere completă a tuturor activelor și datoriilor, pentru a le reflecta corect în rapoartele financiare. Dacă este nevoie — apelați la consultanți profesioniști.

Eroarea nr. 5: Lipsa controlului și auditului regulat

Mulți antreprenori consideră că, dacă auditul nu este obligatoriu, nu este necesar să îl efectueze. Totuși, lipsa controlului regulat asupra contabilității poate duce la acumularea de erori care ulterior vor fi greu de corectat.

Ce înseamnă acest lucru în practică?

• erorile în contabilitate se acumulează și devin sistemice;
• autoritățile fiscale pot identifica nereguli în timpul controalelor;
• compania poate suferi pierderi de reputație și financiare.

Auditul ajută la identificarea erorilor din timp, înainte ca acestea să devină probleme majore. Chiar dacă auditul nu este obligatoriu, efectuarea lui cel puțin o dată pe an este o investiție în stabilitatea afacerii.

📜 Fapt:
„Verificarea independentă a rapoartelor financiare ajută la identificarea neconcordanțelor și la consolidarea încrederii partenerilor” (Legea nr. 271/2017 „Privind auditul situațiilor financiare”).

💡 Sfat:

Realizați audituri interne sau implicați specialiști externi pentru a vă asigura că raportările financiare sunt corecte. Acest lucru nu doar vă va proteja de amenzi, ci va consolida și încrederea investitorilor și a clienților.

Concluzie

Erorile în contabilitate pot costa scump — nu doar bani, ci și reputația companiei. Acest lucru este valabil mai ales pentru antreprenorii care urmăresc creșterea și extinderea pe piețele internaționale. Totuși, toate aceste greșeli pot fi evitate dacă acordați atenție organizării corecte a contabilității din timp.

Puncte cheie:

• o contabilitate corectă este baza sănătății financiare a afacerii;
• contabilitatea și fiscalitatea trebuie să fie întotdeauna corelate;
• auditul regulat ajută la identificarea și corectarea greșelilor din timp.

💡 Sfat:
Dacă nu aveți timpul sau dorința de a intra în detalii — lăsați contabilitatea pe mâna profesioniștilor. Acest lucru vă va economisi timp, bani și vă va feri de amenzi.

Specialiștii de la Intelcont sunt gata să vă ajute cu organizarea contabilității, efectuarea auditului și respectarea tuturor cerințelor legale. Contactați-ne pentru a discuta despre nevoile dumneavoastră și a primi suport profesionist!