Как правильно учитывать командировочные расходы в бухгалтерии

Правильный учёт командировочных расходов — одна из самых частых задач бухгалтерии, где легко допустить ошибку.  От корректного оформления документов и расчёта суточных зависит не только налоговая безопасность компании, но и её финансовая прозрачность.

Командировки — это не просто билеты и гостиницы, а целая система расчётов с подотчётными лицами, которая регулируется законом и внутренними документами предприятия.

Ошибки в учёте могут привести к доначислениям, штрафам и лишним вопросам со стороны контролирующих органов.

В этой статье мы разберём, как правильно учитывать командировочные расходы в бухгалтерии, какие документы нужны, как отражать операции в учёте и какие особенности действуют для компаний в Молдове.

Материал будет полезен бухгалтерам, предпринимателям и всем, кто отвечает за финансовую отчётность.

💡 Если вы хотите поручить ведение бухгалтерского учёта профессионалам, обратитесь к специалистам Intelcont — мы предоставляем бухгалтерские услуги в Молдове и помогаем компаниям правильно организовать финансовый контроль и отчётность.

Что такое командировочные расходы и в каких случаях они возникают

Что относятся к командировочным расходам

Командировочные расходы — это затраты, которые работодатель несёт при направлении сотрудника в служебную поездку, связанную с выполнением его трудовых обязанностей за пределами постоянного места работы.

Они включают все выплаты и компенсации, необходимые для выполнения задач в командировке.

К основным видам командировочных расходов относятся:

💡 Суточные и дополнительные расходы относятся к прочим затратам организации, если они документально подтверждены и направлены на достижение производственных целей.

Когда поездка считается командировкой

Командировка признаётся служебной поездкой по распоряжению работодателя, если выполняются следующие условия:

1. Сотрудник направляется по приказу или распоряжению руководителя.
2. Цель поездки связана с деятельностью компании (переговоры, аудит, внедрение, обучение и т.д.).
3. Сохраняется место работы и средний заработок на период поездки.
4. Сотрудник обязан предоставить авансовый отчёт по итогам командировки.

📌 Важно: если сотрудник выезжает на постоянную работу в другой филиал, это не считается командировкой — такие расходы учитываются как обычные операционные.

Локальное регулирование командировок в Молдове

В Молдове порядок оформления и учёта командировок регулируется Трудовым кодексом РМ, а также внутренними нормативами предприятия.

Размер суточных и перечень возмещаемых расходов организация определяет самостоятельно, закрепив это в положении о командировках или в коллективном договоре.

Чтобы документально оформить командировку и правильно рассчитать выплаты, бухгалтерии необходимо:

• оформить приказ о командировке;
• выдать сотруднику аванс;
• получить подтверждающие документы;
• принять и утвердить авансовый отчёт.

Для компаний, работающих с внешнеэкономической деятельностью, действуют отдельные правила по заграничным командировкам (учёт валютных расходов, перерасчёт курса, оформление отчётов).

Нормативно-правовая база и особенности учёта командировочных расходов

Правильный учёт командировочных расходов невозможен без понимания нормативной базы.

И хотя большинство принципов бухгалтерского учёта универсальны, в каждой стране существуют свои требования к оформлению и возмещению командировок.

Основные документы, регулирующие командировочные расходы

Для предприятий, работающих в Молдове, порядок оформления и компенсации командировок определяется следующими документами:

1. Трудовой кодекс Республики Молдова (ст. 174–176) — регулирует порядок направления работников в командировку, сохранение заработка и возмещение расходов.
2. Налоговый кодекс РМ — определяет, какие расходы признаются вычетами при расчёте налогооблагаемой прибыли.
3. Закон о бухгалтерском учёте и финансовой отчётности (№ 287/2017) — описывает требования к документальному подтверждению хозяйственных операций.
4. Внутренние нормативные акты предприятия — положение о командировках, локальные приказы, политика расходов и лимитов.

Требования к документам по командировке

Чтобы признать расходы в бухгалтерском и налоговом учёте, они должны быть подтверждены документально.

К обязательным документам относятся:

• Приказ (распоряжение) о направлении в командировку — оформляется до выезда сотрудника.
• Служебное задание (при необходимости) — содержит цель поездки и задачи.
• Авансовый отчёт с приложением оригиналов документов.
• Подтверждающие документы: билеты, счета гостиницы, чеки, квитанции.
• Отчёт о выполнении командировочного задания — если это предусмотрено внутренними правилами.

💡 Современная практика допускает электронное подтверждение расходов (e-invoice, электронные билеты), однако оригиналы должны храниться в бухгалтерии не менее установленного законом срока.

Лимиты и правила возмещения командировочных расходов

Организация самостоятельно устанавливает лимиты суточных, но их размер должен быть закреплён в локальных нормативных актах. 

Если лимит не определён, применяется установленный государством минимальный размер суточных (для Молдовы — по данным Министерства финансов, ежегодно обновляется).

Расходы, превышающие лимиты, можно учитывать:

• в бухгалтерском учёте — в полном объёме (если документально подтверждены);
• в налоговом учёте — частично (в пределах норм), а превышение облагается НДФЛ и социальными взносами.

Особенности учёта заграничных командировок

Для зарубежных командировок применяются дополнительные правила:

• суточные устанавливаются в валюте страны пребывания;
• расходы пересчитываются в молдавские леи по курсу НБМ на дату авансового отчёта;
• к документам добавляются таможенные декларации, визы, страховые полисы.

💡 При работе с валютой важно корректно отразить операции в бухгалтерских регистрах и провести перерасчёт курсовых разниц.

Бухгалтерский учёт: проводки и примеры

Учёт командировочных расходов ведётся по общим правилам бухгалтерии, но с использованием счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Все операции отражаются в зависимости от этапа: выдача аванса, признание расходов, возврат неиспользованных сумм и закрытие отчёта.

1. Выдача аванса на командировку

Перед поездкой сотруднику выдаётся аванс на предполагаемые расходы: проезд, проживание, суточные и т. д. 

Сумма оформляется по заявлению сотрудника и приказу о командировке.

Типовая проводка:

💡 Если аванс выдан в иностранной валюте, в учёте дополнительно отражаются операции по пересчёту валютных сумм по курсу НБМ.

2. Учёт фактических расходов

После возвращения сотрудник предоставляет авансовый отчёт с подтверждающими документами. 

Бухгалтер проверяет корректность сумм и отражает расходы в учёте.

Типовые проводки:

Все операции должны подтверждаться оригиналами документов — билеты, квитанции, счета, чеки. Электронные документы допустимы, если они соответствуют требованиям законодательства.

3. Возврат неиспользованных сумм

Если часть выданного аванса не потрачена, сотрудник обязан вернуть остаток в кассу предприятия не позднее трёх рабочих дней после утверждения отчёта.

Проводка:

Дебет 50 (касса) / Кредит 71 (подотчётное лицо)

Если, наоборот, расходы превысили выданную сумму, организация доплачивает сотруднику разницу — проводка обратная.

4. Закрытие отчёта и отражение в налоговом учёте

После утверждения авансового отчёта руководителем расходы списываются в учёт:

• в бухгалтерском учёте — по видам затрат (управленческие, коммерческие и т. д.);
• в налоговом учёте — только в пределах норм, установленных законодательством.

💡 Важно: расходы на командировки включаются в себестоимость, если они связаны с деятельностью, приносящей доход.
Если командировка носит личный характер или не имеет экономической цели, расходы не учитываются при налогообложении.

5. Пример практической ситуации

Компания выдала сотруднику 5000 леев на поездку в Кишинёв:

• проезд — 700 леев;
• проживание — 1200 леев;
• суточные — 600 леев (по 300 × 2 дня);
• возвращено в кассу — 2500 леев.

Отражение в учёте:

1. Дт 71 Кт 50 — 5000 леев (выдача аванса)
2. Дт 26 Кт 71 — 2500 леев (расходы)
3. Дт 50 Кт 71 — 2500 леев (возврат остатка)

Итог: отчёт закрыт, расходы списаны, остаток возвращён — операция завершена корректно.

💡 Совет от Intelcont:
Чтобы упростить работу с подотчётными лицами и избежать ошибок при оформлении авансовых отчётов, мы рекомендуем внедрить внутренний регламент учёта командировок и автоматизированную форму отчётности. 

Это помогает избежать штрафов и упростить контроль.

Налогообложение и особенности при превышении лимитов

Командировочные расходы напрямую влияют на налогооблагаемую базу предприятия.

Ошибки в их расчёте могут привести к претензиям со стороны налоговых органов, поэтому важно знать, какие суммы можно включать в расходы, а какие облагаются налогами.

Что не облагается налогами

Согласно Налоговому кодексу Республики Молдова, не подлежат налогообложению:

1. Суточные в пределах установленных лимитов, утверждённых внутренним положением о командировках.
2. Фактические расходы на проезд и проживание, подтверждённые первичными документами (счета, билеты, чеки).
3. Обязательные платежи, связанные с выполнением служебного задания (страховка, визы, регистрационные сборы).

Эти суммы можно учесть:

• в бухгалтерском учёте — в полном объёме,
• в налоговом — в части, подтверждённой документально.

Пример: Если сотруднику выплачено 400 леев суточных, а внутренним приказом установлена норма 350 леев, то 50 леев будут облагаться НДФЛ и социальными взносами.

Что подлежит налогообложению

Налогообложению подлежат:

• Расходы сверх утверждённых лимитов;
• Расходы без подтверждающих документов;
• Командировки, не связанные с деятельностью компании (например, личная поездка).

В таком случае суммы признаются дополнительным доходом сотрудника, и предприятие обязано начислить и удержать НДФЛ и взносы в Фонд социального страхования.

💡 Важно: если лимиты не установлены, налоговые органы применяют минимальные государственные нормы, поэтому рекомендуется обязательно зафиксировать размеры суточных и допустимые расходы во внутреннем положении о командировках.

Особенности учёта заграничных командировок

При направлении сотрудников за границу действуют особые правила:

• суточные устанавливаются в иностранной валюте;
• пересчёт производится по курсу НБМ на дату отчёта;
• расходы учитываются по подтверждённым документам (счета отелей, авиабилеты, визовые сборы и др.);
• суммы, превышающие лимиты, также подлежат налогообложению.

Пример: Сотрудник был в командировке в Румынии, получил 150 евро суточных при норме 120 евро. Разница 30 евро — налогооблагаемый доход.

Как избежать налоговых рисков

Чтобы минимизировать риск доначислений, компания должна:

1. Разработать и утвердить внутреннее положение о командировках.
2. Устанавливать лимиты суточных и нормы расходов.
3. Обеспечить хранение первичных документов в течение установленного срока.
4. Отражать все расходы в учётной политике и бухгалтерских регистрах своевременно.

✅ Совет: добавьте в свои внутренние регламенты порядок расчёта расходов при зарубежных командировках — это часто упускается, но именно там налоговики находят ошибки.

💬 Рекомендация от Intelcont:
Чтобы избежать ошибок в расчётах и обеспечить полное соответствие требованиям налогового законодательства, доверяйте эти процессы профессионалам. 

Специалисты Intelcont помогут вам правильно структурировать налоговый учёт командировок, своевременно отражать операции и снижать риски проверок.

Практические рекомендации для бухгалтерии и подотчётных лиц

Грамотный учёт командировочных расходов — это не только правильные проводки, но и организация всего процесса внутри компании: от оформления приказа до утверждения отчёта.

Ниже — список основных шагов, которые помогут бухгалтерии и сотрудникам избежать ошибок.

Шаг 1. Подготовить документы до выезда

Перед направлением работника в командировку необходимо оформить:

1. Приказ (распоряжение) — с указанием цели поездки, сроков и ответственных лиц.
2. Служебное задание — если требуется отчёт о выполнении задач.
3. Заявление на выдачу аванса и расчёт предполагаемых расходов.
4. Положение о командировках — внутренний документ, где прописаны нормы суточных, лимиты и правила оформления.

Советы:

• Убедитесь, что в приказе указаны все реквизиты: должность, даты, пункт назначения, цель поездки.
• Для зарубежных поездок — добавьте пункт о валюте расчётов и конвертации.

Шаг 2. Контролировать расходы во время командировки

Рекомендуется заранее информировать сотрудников, какие расходы возмещаются, и напомнить, что нужно сохранять оригиналы всех подтверждающих документов.

Подтверждающие документы:

• транспортные билеты и чеки за багаж;
• счета гостиниц;
• квитанции за топливо или аренду авто;
• фискальные чеки за оплату услуг связи, парковки, визовых сборов.

💡 Важно: чеки и квитанции должны быть оформлены на юридическое лицо или ФИО сотрудника, направленного в командировку.

Шаг 3. Оформить авансовый отчёт после возвращения

Сотрудник обязан представить авансовый отчёт не позднее 3 рабочих дней после возвращения.
Бухгалтер проверяет документы, рассчитывает фактические расходы и утверждает отчёт у руководителя.

Срок хранения отчётов и подтверждающих документов — не менее 5 лет (по требованиям Закона о бухгалтерском учёте № 287/2017).

💬 Практический совет: используйте шаблон авансового отчёта с обязательными полями для суммы,
даты, валюты, подписи и ссылкой на приказ. Это ускорит проверку и снизит риск ошибок.

Шаг 4. Вести внутренний реестр командировок

Чтобы систематизировать все данные и упростить контроль, рекомендуется вести электронный журнал командировок — в 1С, Excel или CRM.

В реестр включайте:

• номер и дату приказа;
• ФИО сотрудника;
• место и цель поездки;
• сумму аванса и итоговые расходы;
• статус отчёта (утверждён / на проверке / закрыт).

Это поможет избежать дублирования документов, а также быстро подготовить данные при аудите или налоговой проверке.

Шаг 5. Избегать типичных ошибок

Самые частые ошибки при учёте командировочных расходов:

1. Отсутствие приказа или подписи руководителя.
2. Несоответствие целей поездки профилю деятельности компании.
3. Отсутствие первичных документов.
4. Несвоевременное предоставление авансового отчёта.
5. Выплата суточных без внутреннего регламента.

⚠️ Любая из этих ошибок может стать основанием для исключения расходов из налогового учёта и начисления штрафов при проверке.

Совет от специалистов Intelcont:
Мы рекомендуем внедрить автоматизацию бухгалтерских процессов, чтобы контролировать авансовые отчёты, лимиты и сроки предоставления документов.

Наши решения позволяют организовать учёт подотчётных лиц и командировок без ошибок и задержек.

Подробнее об этом — на странице Бухгалтерское сопровождение компаний в Молдове.

Частые вопросы и ситуации-пример

Командировки часто вызывают у бухгалтеров и руководителей вопросы — особенно в нестандартных ситуациях. Мы собрали самые частые из них и дали чёткие ответы на основе законодательства и практики бухгалтерского учёта в Молдове.

Вопрос 1: Что делать, если поездка длится более 2 месяцев?

Если командировка превышает 60 календарных дней, она перестаёт считаться краткосрочной, и необходимо оформить приказ о продлении.

При этом:

• суточные продолжают начисляться,
• но предприятие должно подтвердить необходимость продления — служебной запиской или отчётом о ходе работ.

💡 Важно: если сотрудник работает по месту командировки длительное время, нужно рассмотреть вариант временного перевода или открытия филиала, чтобы избежать налоговых вопросов по постоянному месту работы.

Вопрос 2: Что если сотрудник не представил авансовый отчёт вовремя?

Согласно Закону о бухгалтерском учёте, подотчётное лицо обязано отчитаться в течение трёх рабочих дней после возвращения.

Если срок нарушен, бухгалтерия:

1. уведомляет сотрудника письменно;
2. может удержать сумму неотчитанных средств из заработной платы;
3. отражает задолженность на счёте 71 как просроченную.

⚠️ Несвоевременный отчёт создаёт риск признания аванса доходом сотрудника, который облагается НДФЛ и социальными взносами.

Вопрос 3: Как учитывать расходы по проживанию, если сотрудник возвращается ежедневно?

Такие поездки не считаются командировкой, а расходы на транспорт и питание относятся к операционным расходам предприятия.

Тем не менее, при наличии подтверждающих документов (чеки, билеты) эти суммы также можно учесть при налогообложении в пределах разумных норм.

💬 Пример:
Сотрудник ежедневно ездит в соседний город для обслуживания оборудования.

Компания может возмещать расходы на проезд и питание, но без оформления приказа о командировке — это полевые (служебные) расходы, а не командировочные.

Вопрос 4: Как учитывать расходы при заграничной командировке?

Для зарубежных командировок действует особый порядок:

• все расходы учитываются в иностранной валюте с пересчётом по курсу НБМ;
• суточные выплачиваются в валюте страны пребывания;
• расходы на визу, страховку и транспорт также входят в командировочные;
• после возвращения сотрудник подаёт авансовый отчёт в леях по пересчитанным суммам.

💡 Советуем использовать отдельный субсчёт для валютных командировок (например, 71.1 — внутренние, 71.2 — зарубежные) — это упрощает контроль и отчётность.

Вопрос 5: Как учитывать расходы, если документы утеряны?

Если подтверждающие документы утеряны, сотрудник должен предоставить письменное объяснение и, при возможности, дубликаты чеков или справку от организации, предоставившей услугу.

Бухгалтерия может признать эти расходы:

• в бухгалтерском учёте — по служебной записке,
• в налоговом — только при наличии хотя бы одного официального подтверждения.

В противном случае сумма будет включена в доход сотрудника и обложена налогами.

Совет от Intelcont:
Чтобы избежать подобных ситуаций, мы рекомендуем внедрить электронный учёт командировок и подотчётных лиц.

Наши решения позволяют вести отчётность, прикреплять сканы документов и формировать автоматические отчёты для налоговых органов.

Подробнее — на странице аутсорсинг бухгалтерии в Молдове.

Выводы и шаги для внедрения

Правильный учёт командировочных расходов — это не просто соблюдение формальностей. Это показатель прозрачности, финансовой дисциплины и зрелости компании.

Ошибки в оформлении документов, нарушенные сроки отчётов или неоправданные расходы могут привести к штрафам и искажению финансовых данных.

Поэтому важно выстроить процесс так, чтобы каждая командировка фиксировалась, подтверждалась и отражалась в учёте корректно.

Что важно запомнить

1. Документы — основа всего. Без приказа, отчёта и подтверждающих чеков расходы не признаются.
2. Суточные должны быть утверждены внутренне. Это ключевой элемент налоговой безопасности.
3. Авансовый отчёт обязателен. Его нужно сдавать в течение 3 рабочих дней после возвращения.
4. Расходы сверх лимитов облагаются налогами. Контролируйте лимиты и внутренние положения.
5. Используйте автоматизацию. Это экономит время и снижает человеческий фактор.

💡 Даже небольшие компании могут внедрить простые процедуры, которые избавят бухгалтерию от ручной проверки и хаотичного документооборота.

Шаги для внедрения системы учёта командировок

1. Разработайте Положение о командировках с лимитами, нормативами и процедурами отчётности.
2. Назначьте ответственных за оформление приказов, выдачу авансов и контроль сроков отчётов.
3. Организуйте реестр командировок — в Excel, 1С или CRM.
4. Внедрите шаблоны авансового отчёта и контрольные чек-листы.
5. Регулярно проводите внутренний аудит расходов — хотя бы раз в квартал.

Когда стоит привлечь экспертов

Если вы хотите быть уверены, что учёт командировочных расходов ведётся корректно, а отчёты соответствуют требованиям законодательства, — доверьте это профессионалам.

Компания Intelcont более 20 лет помогает бизнесу в Молдове вести бухгалтерию, контролировать налоги и минимизировать финансовые риски.

Мы берём на себя ведение учёта подотчётных лиц, оформление авансовых отчётов и подготовку всей документации по командировкам.

📞 Закажите консультацию +373 (60) 720 007 и получите рекомендации по оптимизации бухгалтерского учёта именно для вашего бизнеса.

Итог

Командировки — это не только способ развивать бизнес, но и зона повышенного внимания со стороны налоговых органов.

Компетентный подход к учёту расходов помогает снизить затраты, избежать штрафов и укрепить репутацию компании.

Сделайте шаг к упорядоченной бухгалтерии — пусть каждый отчёт, каждый чек и каждая поездка работают на ваш бизнес, а не против него.