Каждая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью вести кадровый учет: оформлять приём и увольнение сотрудников, вести личные дела, отслеживать отпуска и больничные, подавать отчётность и многое другое. На первый взгляд, всё просто — для этого нужен кадровик. Но что делать, если штат маленький, задачи нестабильны, а найти хорошего специалиста — сложно?
В таком случае компании всё чаще обращаются к альтернативе — аутсорсингу кадровых услуг. Это позволяет делегировать часть или все функции кадрового делопроизводства сторонней специализированной организации.
В этой статье мы разберёмся, в чём разница между штатным кадровиком и кадровым аутсорсингом, какие преимущества и риски есть у каждого варианта, и как понять, что подходит именно вашей компании. Будет интересно как владельцам бизнеса, так и HR-специалистам.
Что такое штатный кадровик и аутсорсинг кадровых услуг
Штатный кадровик
Штатный кадровик — это сотрудник компании, который работает внутри организации и отвечает за весь цикл кадрового делопроизводства. Он ведёт личные дела работников, оформляет приём, увольнение, отпуска, контролирует соблюдение трудового законодательства, составляет приказы, заполняет трудовые книжки, взаимодействует с госорганами и т. д.
Такая модель подходит компаниям с постоянным объёмом работы, большим штатом или специфическими требованиями к внутреннему управлению персоналом.
Преимущества штатного кадровика:
- Полная вовлечённость в процессы компании.
- Быстрый доступ к информации и сотрудникам.
- Гибкость в нестандартных ситуациях.
- Возможность развивать корпоративную культуру изнутри.
Недостатки:
- Зависимость от одного человека (отпуск, болезнь, увольнение).
- Высокие постоянные затраты (зарплата, налоги, обучение).
- Ограниченные знания — особенно в быстро меняющемся законодательстве.
Аутсорсинг кадровых услуг
Аутсорсинг — это передача кадровых функций сторонней компании. Она берёт на себя оформление документов, расчёт отпусков, взаимодействие с органами власти, подготовку отчётности и другие HR‑процессы.
Услуга особенно актуальна для малого и среднего бизнеса, а также для компаний, которые хотят снизить издержки и риски.
Преимущества кадрового аутсорсинга:
- Экономия на зарплате, обучении и рабочем месте.
- Отсутствие рисков, связанных с увольнением или ошибками одного специалиста.
- Компетентная команда, владеющая актуальной информацией.
- Возможность масштабировать услуги под изменяющиеся задачи.
Недостатки:
- Меньший контроль над процессами (если нет налаженной коммуникации).
- Требуется доверие и чёткий договор с подрядчиком.
- Не всегда быстрое реагирование на экстренные задачи (зависит от уровня сервиса).
Сравнение: Штатный кадровик vs Аутсорсинг кадровых услуг
Чтобы легче было принять взвешенное решение, мы собрали ключевые параметры сравнения в одном месте. Ниже — таблица, которая наглядно показывает разницу между этими двумя подходами.
| Критерий | Штатный кадровик | Аутсорсинг кадровых услуг |
|---|---|---|
| Затраты | Фиксированная зарплата, налоги, обучение, рабочее место | Оплата по договору (может быть ниже при малом объёме работы) |
| Гибкость | Жёсткая структура, сложно быстро масштабировать | Легко адаптируется под рост или спад задач |
| Надёжность | Зависимость от одного человека (болезнь, отпуск) | Команда специалистов, резервные исполнители |
| Качество и экспертиза | Ограничено опытом конкретного человека | Доступ к коллективной экспертизе и свежим знаниям по законодательству |
| Скорость реакции | Быстрое взаимодействие внутри офиса | Зависят от SLA, могут быть чуть медленнее при слабой коммуникации |
| Контроль | Прямое управление сотрудником | Контроль через договор, отчётность, KPI |
| Ответственность за ошибки | Несёт компания | Несёт подрядчик по договору (можно прописать штрафы) |
| Юридические риски | Могут возрасти при недостатке знаний | Минимизируются за счёт профессионального подхода подрядчика |
| Конфиденциальность | Ниже риск утечки данных (внутренний сотрудник) | Требует доверия и NDA (необходима чёткая юридическая проработка условий договора) |
| Актуальность знаний | Может отставать от изменений в законодательстве | Постоянный мониторинг нормативных актов со стороны провайдера |
| Кому подходит | Крупные компании, с большим и постоянным штатом | Малый и средний бизнес, стартапы, компании с непостоянной кадровой нагрузкой |
Преимущества и недостатки: подробный разбор
Штатный кадровик
✅ Преимущества:
- Вовлечённость в процессы компании. Он знает команду, специфику бизнеса, внутреннюю культуру.
- Быстрое реагирование. Находится в офисе, может решать вопросы оперативно.
- Контроль на месте. Прямое управление задачами, возможность гибко менять приоритеты.
- Интеграция с другими отделами. Участвует в стратегических встречах, может влиять на политику компании.
❌ Недостатки:
- Высокие издержки. Зарплата, налоги, оборудование, отпускные, обучение.
- Зависимость от одного человека. В случае увольнения или болезни все процессы могут встать.
- Риск устаревших знаний. Если кадровик не обучается регулярно, могут быть ошибки в документах.
- Нагрузка. Один человек часто ведёт сразу несколько функций, снижая качество исполнения.
Аутсорсинг кадровых услуг
✅ Преимущества:
- Экономия ресурсов. Нет расходов на зарплату, обучение, оборудование.
- Юридическая защита. Подрядчик несёт ответственность за качество услуг по договору.
- Актуальные знания. Специалисты следят за законодательством и быстро реагируют на изменения.
- Масштабируемость. Можно легко увеличить или сократить объём услуг.
- Минимизация рисков. Ошибки реже происходят, так как работу выполняет команда с распределённой ответственностью.
❌ Недостатки:
- Неполный контроль. Вы не управляете каждым шагом специалиста напрямую.
- Риски конфиденциальности. Необходимо заключать NDA и тщательно выбирать партнёра.
- Могут быть задержки. Если нет налаженного взаимодействия, возможны проволочки.
- Не всегда подходит для уникальных или нестандартных процессов. Особенно если требуется «вживание» в корпоративную культуру.
Когда выбирать штатного кадровика, а когда — аутсорсинг
Решение между штатным специалистом и аутсорсингом зависит от задач, масштабов и этапа развития компании. Универсального ответа нет, но есть чёткие критерии, на которые стоит опираться.
Когда выгоднее нанимать штатного кадровика
- Крупный или быстрорастущий бизнес. Постоянный объём кадровой работы требует присутствия специалиста на месте.
- Сложные внутренние процессы. Если нужно учитывать много нестандартных ситуаций, корпоративных процедур или внутренней политики.
- Высокая чувствительность к конфиденциальности. Например, в госсекторе или при работе с персональными данными большого числа сотрудников.
- Необходимость интеграции в команду. Если важно, чтобы кадровик был участником внутрикорпоративной культуры.
Когда целесообразен аутсорсинг кадровых услуг
- Малый и средний бизнес. Когда объём кадровой работы не оправдывает содержание отдельного сотрудника.
- Нестабильная кадровая нагрузка. Например, частые сезонные изменения или проектная занятость.
- Ограниченный бюджет. Аутсорсинг позволяет платить только за реально оказанные услуги.
- Отсутствие HR-компетенций в команде. Специалисты подрядчика могут закрыть все задачи: от расчёта отпусков до оформления увольнений.
- Необходимость минимизировать риски. Подрядчик контролирует качество и несёт ответственность за ошибки.
Комбинированный вариант
Во многих случаях оптимально сочетать оба подхода:
- В штате — кадровик для внутреннего взаимодействия и контроля.
- На аутсорсе — техническое выполнение задач, расчёты, отчётность.
Такой гибрид позволяет сэкономить ресурсы и при этом сохранить управляемость и гибкость.
Как выбрать надёжного подрядчика по кадровому аутсорсингу
Переход на аутсорсинг — важный шаг, от которого зависит не только комфорт сотрудников, но и юридическая безопасность бизнеса. Вот ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание при выборе поставщика кадровых услуг.
1. Репутация и опыт
- Изучите отзывы, кейсы и портфолио компании.
- Уточните, сколько лет компания работает в сфере кадрового аутсорсинга.
- Проверьте, есть ли у неё опыт в вашей отрасли или со схожими клиентами.
Совет: Запросите рекомендации или обратную связь от действующих клиентов.
2. Компетентность специалистов
- Убедитесь, что в штате работают сертифицированные HR-специалисты и юристы по трудовому праву.
- Узнайте, как часто сотрудники проходят обучение, следят ли они за изменениями в законодательстве.
3. Прозрачность процессов
- Требуйте подробное описание того, какие услуги входят в пакет.
- Должны быть чётко обозначены сроки, способы передачи документов, форматы отчётности и каналы коммуникации.
4. Договор и ответственность
-
Обязательно заключайте официальный договор с прописанными:
- SLA (уровень сервиса),
- зонами ответственности,
- условиями конфиденциальности (NDA),
- санкциями за ошибки или срыв сроков.
5. Безопасность данных
- Проверьте, как подрядчик хранит персональные данные, какие системы защиты использует.
- Убедитесь в соблюдении норм GDPR (если применимо) и локального законодательства Молдовы.
6. Гибкость и масштабируемость
- Хороший подрядчик сможет адаптироваться под изменение объёма задач (рост команды, сезонность).
- Уточните, возможно ли быстро расширить или сократить пакет услуг.
7. Пробный период
- Надёжные компании предлагают пилотный проект или тестовый период на 1–2 месяца.
- Это даст вам возможность оценить удобство взаимодействия, уровень сервиса и точность исполнения.
Чек‑лист: как перейти на кадровый аутсорсинг
Переход на аутсорсинг — не просто смена исполнителя, а перестройка бизнес-процесса. Чтобы этот процесс прошёл максимально гладко, следуйте пошаговой инструкции:
Шаг 1. Оцените текущую ситуацию
- Составьте список всех кадровых функций, которые сейчас выполняются внутри компании.
- Оцените объём работы: сколько сотрудников, какие процедуры, как часто происходят изменения в штате.
- Определите «узкие места» и риски в текущем подходе (например, перегруз кадровика, ошибки, просрочки, слабое знание законодательства).
Шаг 2. Определите цели и задачи
- Что именно вы хотите делегировать: только кадровое делопроизводство, или ещё и расчёт отпусков, отчётность, взаимодействие с инспекциями?
- Каковы приоритеты: снижение затрат, повышение надёжности, снижение рисков?
- Какие функции важно оставить внутри компании?
Шаг 3. Выберите подрядчика
- Исходите из критериев, описанных в предыдущем разделе.
- Проведите собеседование/брифинг с потенциальными исполнителями.
- Запросите коммерческое предложение и образец договора.
Шаг 4. Заключите договор
-
Включите в договор:
- подробное описание услуг,
- сроки исполнения,
- ответственность за ошибки,
- условия конфиденциальности (NDA),
- SLA и KPI (при необходимости).
-
Согласуйте формат передачи документов, отчётности и точек контакта.
Шаг 5. Проведите пилотный запуск
- Начните с ограниченного объёма задач или подразделения.
- Отследите: соблюдение сроков, точность выполнения, коммуникацию.
- Получите обратную связь от сотрудников и руководителей.
Шаг 6. Переведите оставшиеся процессы
- После успешного пилота передайте остальные функции.
- Постепенно разгружайте внутреннего кадровика (если он остаётся).
Шаг 7. Контролируйте и улучшайте
- Проводите регулярные сверки и мини-аудиты.
- Фиксируйте проблемы и ищите пути оптимизации.
- По возможности автоматизируйте повторяющиеся задачи (электронные подписи, облачные хранилища и т.д.).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Не станет ли подрядчик «чужим» для нашей команды?
Это зависит от формата взаимодействия. Современные компании, предоставляющие кадровые услуги, выстраивают понятную систему коммуникации: закреплённый специалист, регулярная отчётность, быстрые каналы связи. При правильно организованном процессе аутсорсинг воспринимается как часть команды.
Насколько безопасна передача кадровых данных сторонней организации?
Перед началом работы обязательно заключается договор о неразглашении (NDA), а также прописываются меры защиты персональных данных. Ответственные компании используют зашифрованные каналы связи, надёжные хранилища и чётко соблюдают законодательство, включая GDPR и местные законы.
Кто несёт ответственность за ошибки в документах?
Если услуги оказываются по договору аутсорсинга, вся ответственность за корректность документов, срок подачи отчётности и соблюдение законодательства ложится на подрядчика. Это должно быть зафиксировано в договоре, включая санкции за нарушение условий.
Что делать, если срочно нужно внести изменения или получить документ?
Добросовестные подрядчики работают по заранее установленным SLA (уровням сервиса), где указано время реакции на разные типы запросов. Кроме того, часто возможны «горячие линии» или закреплённый специалист для оперативных задач.
Можно ли начать с малого?
Да. Многие компании предлагают тестовый период или частичный аутсорсинг. Например, вы можете передать только кадровое делопроизводство, оставив при этом расчёты зарплаты внутри компании. Это удобный способ оценить качество услуг без кардинальных изменений.
А что с законодательством Молдовы?
Компании, работающие на молдавском рынке, обязаны учитывать местные нормы трудового права. Выбирайте подрядчика, который имеет опыт в юрисдикции Молдовы и регулярно отслеживает изменения законодательства.
Заключение
Выбор между штатным кадровиком и аутсорсингом — это не просто вопрос затрат. Это стратегическое решение, которое влияет на гибкость бизнеса, его надёжность и устойчивость к кадровым рискам.
Штатный специалист — это близость к команде, оперативное управление и вовлечённость. Аутсорсинг — это экспертиза, экономия и защита от человеческого фактора. Важно понимать, что один и тот же подход может быть как преимуществом, так и ограничением — всё зависит от ваших целей, масштабов и ресурсов.
Что дальше?
- Проведите аудит текущих кадровых процессов.
- Определите, какие функции можно и стоит делегировать.
- Обратитесь к Intelcont.md — и протестируйте формат на практике.
Нужна консультация по кадровому аутсорсингу в Молдове?
Компания Intelcont готова предложить вам персонализированное решение: от частичного сопровождения до полного ведения кадрового учёта.
📞 Свяжитесь с нами — и получите аудит кадровых процессов бесплатно.
