Как подготовить компанию к налоговой проверке?

Налоговая проверка — это всегда стресс для владельцев бизнеса, даже если компания ведёт бухгалтерию «по правилам». Любая ошибка в документах, задержка отчётности или недоразумение с контрагентами может обернуться штрафами и доначислениями. А в некоторых случаях — блокировкой счетов и уголовной ответственностью.

В Республике Молдова налоговый контроль становится всё более системным, а критерии отбора компаний для проверок — более точными. Поэтому подготовиться к налоговой проверке заранее — не только разумная мера предосторожности, но и элемент финансовой безопасности бизнеса.

В этой статье мы расскажем, как грамотно и поэтапно подготовить компанию к налоговой проверке: от внутреннего аудита до поведения сотрудников во время визита инспектора. Вы получите готовый алгоритм действий, чек-лист и рекомендации, которые помогут пройти любую проверку спокойно и без последствий.

Налоговая проверка: определения, виды и законодательная база

Что такое налоговая проверка?

Налоговая проверка — это форма государственного контроля, осуществляемая Налоговой службой Молдовы с целью проверки правильности расчётов, уплаты налогов и соблюдения налогового законодательства.

По статье 229 Налогового кодекса Республики Молдова, налоговая проверка может включать:

• анализ бухгалтерской и налоговой отчётности;
• проверку первичных документов;
• анализ хозяйственной деятельности;
• опрос сотрудников и руководителей.

Важно понимать: даже если вы не получили уведомление, компания может уже находиться в фокусе налогового контроля — на основании анализа рисков.

Виды налоговых проверок в Молдове

Различают несколько видов налоговых проверок:

• Камеральная проверка
  Проводится без выезда в офис налогоплательщика, на основании предоставленных отчётов и данных. Пример — сверка поданных деклараций НДС и расчёта подоходного налога.

• Выездная проверка
  Самый сложный тип проверки. Представители Налоговой службы приходят в офис компании и запрашивают документы, интервьюируют сотрудников, анализируют реальную деятельность.

• Темплановые и внеплановые
  Плановые проверки формируются заранее на основе критериев риска. Внеплановые — инициируются по жалобам, сигналам от банков, других ведомств, либо выявленным несоответствиям.

• Комплексная проверка
  Включает в себя несколько направлений: налоги, сборы, отчётность, валютные операции и т. д.

Законодательная база

Всё, что касается налогового контроля, регулируется:

• Налоговым кодексом Республики Молдова (в частности, глава 14 и статьи 226–242);
• Положениями Налоговой службы;
• Инструкциями и письмами Минфина и ГНС.

Каждая проверка должна основываться на официальном уведомлении, оформленном по установленной форме, с чётким указанием даты, основания, периода, типа контроля и состава проверяющей группы.

Этапы подготовки до получения уведомления о проверке

Большинство компаний начинают действовать только после получения уведомления о налоговой проверке. Но это стратегическая ошибка. Грамотная подготовка должна вестись заранее — системно и без привязки к конкретной дате. Это снижает вероятность проблем при любой проверке и укрепляет финансовую устойчивость бизнеса.

Проведение внутреннего аудита

Первый шаг — организация внутреннего аудита. Он позволяет:

• выявить ошибки в учёте и отчётности;
• обнаружить «узкие места» — заниженные налоги, непрозрачные операции, пробелы в документообороте;
• подготовить корректировки без давления со стороны проверяющих.

Внутренний аудит можно провести собственными силами или с привлечением внешних консультантов. Важно проверить:

• соответствие бухучета требованиям законодательства;
• актуальность данных в отчётности;
• документы, подтверждающие расходы и доходы;
• правильность начислений по НДС и подоходному налогу.

Упорядочивание документации

Одна из главных причин доначислений — отсутствие или неаккуратное хранение документов. Приведите в порядок:

• договоры с контрагентами (в том числе старые);
• счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные;
• кассовые документы, отчёты по ЗП, авансовые отчёты;
• протоколы собраний, доверенности, внутренние приказы.

Убедитесь, что все документы подписаны, прошиты (если требуется), хранятся в логичной структуре (бумажной и/или цифровой), и доступны по первому требованию.

Исправление ошибок и несоответствий

Если в ходе аудита выявлены ошибки — действуйте немедленно:

• сдайте уточнённые декларации;
• сделайте доплаты, если налог был занижен;
• составьте служебные записки и пояснительные, фиксируя действия компании;
• при необходимости — проконсультируйтесь с юристом.

Быстрое и добровольное устранение нарушений часто снижает риск санкций.

Разработка политики документооборота

Создайте и внедрите стандартизированную систему документооборота:

• шаблоны договоров и актов;
• порядок согласования и утверждения документов;
• правила хранения и передачи бухгалтерии.

Это особенно важно, если в компании несколько отделов и филиалов.

Обучение сотрудников

Часто проверка «проваливается» из-за неготовности персонала. Подготовьте:

• инструкцию по взаимодействию с налоговыми органами;
• сценарии поведения при визите инспектора;
• список ответственных лиц.

Особое внимание уделите: бухгалтерии, директору, офис-менеджеру, отделу продаж.

Действия при получении уведомления о проверке

Получение уведомления от Налоговой службы — не повод для паники, а сигнал к чёткому алгоритму действий. Ошибки в этот момент могут стоить дорого, но если вы уже провели базовую подготовку (см. раздел выше), — вы в выигрышной позиции.

Проверка правомерности уведомления

Перед тем как начать готовить документы, убедитесь, что уведомление соответствует требованиям закона. Проверьте:

• есть ли дата, номер и печать налогового органа;
• указан ли вид проверки (камеральная, выездная и т.д.);
• прописан период, за который будут проверяться документы;
• указаны основания проверки (например, плановая/внеплановая, жалоба, анализ рисков);
• перечислен ли состав комиссии — ФИО, должности, контактные данные.

Если что-то не соответствует или вызывает сомнения — проконсультируйтесь с юристом. Иногда уведомления составлены с нарушениями, и их можно оспорить или отсрочить.

Назначение ответственного лица

Нужно чётко определить, кто будет:

• взаимодействовать с налоговыми инспекторами;
• собирать и передавать документы;
• вести протокол общения;
• контролировать сроки и действия.

Обычно это бухгалтер или финансовый директор, но может быть и специально назначенный сотрудник (с доверенностью). Главное — чтобы он был в курсе внутренней кухни компании и умел аргументированно вести диалог.

Важно: только одно лицо должно представлять компанию перед налоговой. Остальные сотрудники обязаны направлять инспекторов к ответственному.

Подготовка к первому визиту

Убедитесь, что к началу проверки:

• рабочее место для инспекторов готово (стол, стулья, розетки, вода);
• подготовлены ключевые документы, которые, скорее всего, будут запрошены (устав, бухгалтерия, декларации, журнал кассы, договора, счета-фактуры и пр.);
• проведён инструктаж сотрудников: как себя вести, что можно говорить, а что — нет.

Также стоит подготовить журнал учёта проверок — в него инспектор обязан внести запись о визите.

Во время проверки: как действовать правильно

Когда инспекторы уже в офисе, важно действовать хладнокровно и по регламенту. От поведения сотрудников, качества коммуникации и документального сопровождения зависит не только исход текущей проверки, но и вероятность будущих визитов.

Коммуникация с налоговым инспектором

Правила общения:

• Вежливо, официально, без лишней информации.
• Все вопросы направлять через назначенного ответственного.
• Не вступать в дискуссии и споры по неофициальным каналам (телефон, мессенджеры).
• Все действия инспектора фиксировать письменно — в журнале проверок и внутреннем протоколе.

Инспектор — представитель власти, но и он ограничен законом. Ваша задача — сотрудничать, но защищать интересы бизнеса.

Предоставление документов

• Предоставляйте только те документы, которые официально запрошены.
• Запрашивайте все требования в письменной форме (или фиксируйте устные требования в протоколе).
• Ставьте отметку о получении на копии всех запросов.
• Не допускайте выноса оригиналов без официального оформления.

Если документ временно отсутствует или находится в архиве, напишите пояснение и укажите срок предоставления.

Контроль действий инспектора

Следите за соблюдением инспектором регламента:

• не должен просматривать личные компьютеры сотрудников;
• не имеет права запрашивать информацию, не относящуюся к предмету проверки;
• не может изымать документы без соответствующего постановления.

При нарушениях — делайте отметки в протоколе и (при необходимости) вызывайте адвоката.

Протоколирование и фиксация нарушений

Все действия инспектора, особенно спорные, следует фиксировать:

• ведите внутренний журнал событий (дата, время, кто, что, зачем);
• копируйте все документы, которые передаются проверяющим;
• записывайте спорные моменты: давление, неэтичное поведение, устные угрозы — в отдельный файл или документ.

Это может пригодиться при обжаловании итогов проверки или обращении в суд.

После проверки: что делать дальше

Когда проверка завершена, инспекторы составляют акт налоговой проверки — это официальный документ, в котором зафиксированы выявленные нарушения, расчёты доначислений, рекомендации и выводы. Именно на его основе могут быть начислены штрафы и приняты административные меры.

Получение и анализ акта проверки

После завершения проверки вы должны получить на руки:

• акт налоговой проверки;
• прилагаемые документы и расчёты;
• протоколы, если они составлялись во время визита.

Что важно сделать:

• внимательно изучите каждый пункт — особенно с цифрами;
• сравните данные с вашей бухгалтерией;
• проконсультируйтесь с бухгалтером, юристом или внешним налоговым консультантом;
• убедитесь, что в акте нет превышения полномочий (проверка только за заявленный период, по конкретному вопросу).

Подготовка возражений

Если вы не согласны с выводами — у вас есть право подать письменные возражения. Это официальный документ, в котором вы:

• указываете с чем именно не согласны (пункты, суммы, выводы);
• прикладываете аргументы и подтверждающие документы;
• можете предложить уточнённый расчёт, если есть ошибка.

Срок подачи — 10 рабочих дней с момента получения акта (согласно Налоговому кодексу Молдовы).

Возражения подаются в налоговый орган, проводивший проверку, и должны быть зарегистрированы официально.

Корректировки и добровольное устранение нарушений

Если нарушения действительно были — лучше устранить их оперативно:

• сдать уточнённую налоговую декларацию;

• произвести доплату налогов;

• изменить или оформить заново документы;

• зафиксировать внутренние меры: приказы, служебные записки, объяснительные.

Это может существенно снизить размер санкций и продемонстрировать добросовестность бизнеса.

Обжалование результатов проверки

Если налоговая не принимает ваши возражения — у вас есть право на обжалование:

• в вышестоящем налоговом органе;
• в суде — административном или экономическом, в зависимости от сути спора.

Срок — 30 календарных дней с даты получения отказа или решения.

Важно подготовить:

• копию акта;
• ваши возражения;
• доказательства несогласия;
• юридическое обоснование.

На этом этапе рекомендуется работать с профессиональным юристом, специализирующимся на налоговых спорах.

Что делать дальше: профилактика

Каждая проверка — это урок. Внедрите в компании:

• план регулярного внутреннего аудита;
• систему учёта нарушений и устранения ошибок;
• шаблоны ответов и поведения на случай новых проверок;
• периодические консультации с налоговыми консультантами.

Чек‑лист: Готова ли ваша компания к налоговой проверке?

Пройдите этот быстрый тест — и узнайте, насколько вы защищены в случае визита инспектора.

Если вы ответили «Нет» хотя бы на 2–3 вопроса — самое время начать подготовку уже сейчас.

Заключение

Налоговая проверка — это не приговор, а стандартный этап в жизни любой компании. Главное — не действовать в панике, а системно готовиться заранее. Чем выше уровень вашей внутренней дисциплины и прозрачности — тем меньше рисков и последствий.

Подготовка к проверке — это не просто разовая мера, а часть культуры управления бизнесом.

Если вы хотите провести внутренний аудит, минимизировать риски или получить сопровождение при проверке — команда Intelcont готова помочь. Мы говорим с налоговыми органами на одном языке, защищаем интересы бизнеса и действуем строго в рамках закона.

Закажите консультацию или аудит уже сегодня — это в разы дешевле, чем штрафы и потери.

Если вы хотите, чтобы бухгалтерия работала как часы — просто доверьте её нам.